OTYS Advice 52: Het adresboek in de Mail Manager

Deze tip krijgt u van Liselore Aardema, Consultant bij OTYS Recruiting Technology.

Wellicht heeft u het al gemerkt, de adressering van uw mail is veranderd. U kunt nu sneller en gemakkelijker een e-mail aan een contactpersoon, kandidaat of collega versturen.

Denkt u dat uw collega's deze wekelijkse OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice.

De vorige Advice...

In de vorige Advice heeft u alles gelezen over het rechtensysteem van uw mail. Wilt u ook nog even teruglezen hoe u uw collega toegang kunt geven tot bepaalde mappen of uw gehele e-mail folder? Lees dan de OTYS Advice 51.

E-mail adresseren

Deze Advice gaat over het nieuwe adresboek in uw Mail Manager. U kunt nu nog gemakkelijker mailen, zeker als u nog even heeft gelezen hoe het adresboek precies werkt.

E-mail aan een collega

Als u een nieuw bericht aan uw collega wilt sturen doet u dat als volgt:

Kies in uw mailmanager voor nieuw bericht;
Klik op de knop ''Aan'';
Er verschijnt een nieuw scherm;
Hierin ziet u direct links al uw collega's, deze kunt u aanklikken;
De naam van de collega verschijnt rechts en is toegevoegd;
Herhaal dit eventueel voor andere collega's;
U kunt nu op invoegen klikken en de geadresseerden zijn toegevoegd.

Ziet u de desbetreffende collega niet direct in het lijstje staan, of zijn het er zo veel dat u wilt zoeken?

Vul een deel van de voor- of achternaam van de collega in;
LET OP: Géén enter!;
De collega's waarvan de naam voldoet verschijnen vanzelf;
Klik weer links en ze verschijnen rechts, dan op invoegen.

Laatst gebruikte e-mail adressen

Op dezelfde manier als u een collega als geadresseerde toevoegt kunt u ook kiezen uit uw 5 laatst gebruikte e-mailadressen. Deze verschijnen direct onder uw collega's in het linkerscherm en hoeft u dus geen enkele zoekterm voor in te voeren. Zodra u gaat zoeken (zonder enter!) in uw lijst met collega's zoekt u dus ook in deze 5 adressen.

E-mail aan kandidaten en contactpersonen

U kunt nog ''dieper'' zoeken als een gedeelte van de naam teveel resultaten oplevert.

U heeft gezien dat als u een mail aan een collega wil sturen u direct kunt kiezen uit de e-mail adressen en kunt zoeken zonder Enter te toetsen. Als u een mail aan een contactpersoon of kandidaat wil zoeken zoekt u in de gehele database met e-mail adressen. Daarom zoekt u hier wel met (een gedeelte van) de naam en dan een enter. Stel u bent op zoek naar Jan Janssen. Dit gaat als volgt;

Typ eerst de voor- of achternaam: bijvoorbeeld jan;
Toets enter;
Nu heeft u een aantal resultaten en kunt u de persoon links selecteren.

Teveel resultaten? Maak een combinatie!

U kunt nu de voornaam weghalen en de achternaam intoetsen, bijvoorbeeld jansen;
Toets enter;
U zoekt nu op zowel ''Jan'' als ''Janssen'' en krijgt alle resultaten waar deze tekst in voorkomt.

Dus wat er eigenlijk gebeurt..

Deze nieuwe ''Ajax'' technologie maakt het mogelijk om dus sneller te zoeken in al uw e-mail adressen. Uw collega's en onlangs gebruikte e-mail adressen staan dus altijd in het eerste scherm waarin u zoektermen invoert zonder enter, u hoeft hiervoor de database niet te doorzoeken. Pas als u een adres uit de gehele database zoekt gebruikt u de Enter toets en wordt er dus gezocht in de vele e-mail adressen die uw databse bevat. Als u vervolgens een nieuwe zoekopdracht intoetst en weer een enter zoekt het adresboek dus eigenlijk ''dieper'' op de vorige zoekopdracht. Zo voorkomen we teveel irrelevante resultaten.

Tenslotte

U heeft al in bovenstaande tekst kunnen lezen dat zodra u met enter gaat zoeken u de gehele database doorzoekt. Dit is een behoorlijke zoektocht waarvoor aardig wat e-mail adressen nagegaan moeten worden. U begrijpt dus dat dit enkele seconden kan duren. Het voordeel is wel dat u nu weet hoe het werkt en nog sneller een geadresseerde kan toevoegen!

Over de OTYS Academy

De OTYS Academy staat open voor klanten van OTYS die op ieder niveau hun prestaties willen verbeteren. Zowel in Zoekmachine Optimalisatie, als in Internet Search of puur gebruik van de OTYS basis functionaliteiten. De OTYS Academy voorziet hierbij in een up-to-date aanbod van trainingen, workshops, consultancy en advies waarbij onze software voor werving en selectie de basis vormt. Meer informatie over de OTYS Academy.

[kop]

{foto}[body]