OTYS Advice 49: Privé contactpersonen

Wellicht heeft u een contactpersoon in de database staan waarvan u bepaalde e-mails of andere dossieritems alleen inzichtelijk voor uzelf wilt houden. In dat geval kunt u ervoor kiezen om deze contactpersoon als privé contactpersoon te kenmerken. Dit doet u bij de desbetreffende contactpersoon;

• Ga naar de Relatiemanager;
• open de relatie waar de contactpersoon werkzaam is;
• dubbelklik op de desbetreffende contactpersoon;
• op het eerste tabblad ziet u de checkbox ''Privé contact'';
• vink deze aan en klik op bewaren.

Nu u een contactpersoon als privé heeft gekenmerkt kunnen uw collega's en uzelf dit beide terug zien in de gegevens van deze contactpersoon. Uzelf ziet dat u deze contactpersoon als privé heeft gekenmerkt. U kunt ook als enige deze checkbox weer uitvinken. Uw collega's zien deze checbox wel, maar kunnen deze niet aan of uitvinken, het is immers uw privé contact en de controle daarop ligt bij u. Uw collega's zien wel dat dit een prive contact betreft en door wie deze is ingesteld. Zie ook de afbeelding hierboven.

Nu u een privé contactpersoon heeft aangemaakt is het belangrijk te weten wat wel en niet afgeschermd is voor uw collega's. U maakt namelijk niet alle dossieritems privé, maar enkel de automatische dossieritems: de e-mail. U heeft namelijk geen controle op wanneer er mail binnenkomt, wel op de overige items in het dossier. Het komt ook vaak voor dat er bepaalde documenten of notities wel inzichtelijk moeten zijn voor andere gebruikers en bepaalde items weer niet. Daarom kunt u zelf per dossieritem bepalen of dit privé is of niet. De e-mail is per definitie privé, dit gaat automatisch doordat u de checkbox heeft aangevinkt. Uw collega's zien dus alleen datgene waarvan u wilt dat ze dit ook zien! Deze items kunt u per stuk nog privé maken:

• Agenda items
• Notities
• Documenten

Zoals u heeft gelezen zijn alleen de e-mails (inkomende en uitgaande) automatisch privé. Als u andere items ook wilt afschermen zult u dit per dossier item aan moeten geven. Als u een dossier item, bijvoorbeeld een notitie, privé wilt maken doet u dat als volgt;

• Open de desbetreffende relatie en vervolgens contactpersoon;
• klik op het tabblad dossier;
• klik op het icoon om een nieuwe notitie aan te maken;
• vul het onderwerp en notitie veld
• vink de checkbox ''Privé'' aan.
• Klik op bewaren.

In dit voorbeeld tonen we een dossier met privéitems geopend door de ''eigenaar'' van de privé contactpersoon (zie afbeelding boven) en hetzelfde dossier geopend door een collega (zie afbeelding beneden). U ziet dat de e-mails, agenda afspraken en notities niet meer getoond worden, omdat de losse items als privé zijn gekenmerkt en de mail al privé is. Alle overige gegevens vam deze contactpersoon zijn gewoon te zien voor de ''eigenaar'' van het privé contact en de overige gebruikers.