OTYS Advice 48: De nieuwe Textkernel vragenset.

In de Advice van vorige week heeft u alles gelezen over de vragensets in uw OTYS. Wilt u eerst nog even teruglezen hoe u ook alweer een vragenset aanpast en welke varianten er nog meer zijn? Lees dan de OTYS Advice 47.

Vorige week heeft u gelezen dat er 5 vragensets zijn, deze week kunt u alles lezen over de zesde en nieuwste variant; de Textkernel vragenset. Deze set is bedoeld voor kandidaten die hun CV gebruiken om het inschrijfformulier op uw website in te vullen.
Dit werkt als volgt;

• Kandidaten op de website kiezen ervoor om te solliciteren of doen een open inschrijving.
• Zij komen vervolgens in een scherm met uw vragenset (dit is uw O vragenset).
• Daar kunnen zij ook kiezen om hun CV te gebruiken om het formulier in te vullen.
• Als zij deze optie kiezen wordt het CV gebruikt en opent er een nieuw scherm; met uw Textkernel vragenset.

Deze Textkernel vragenset is dus een soort ''fallback'', hij wordt pas getoond op het moment dat de kandidaat voor de optie 'Gebruik mijn CV om het formulier in te vullen' kiest. U kunt er dus voor kiezen om kandidaten die specifiek van deze optie een andere vragenset te laten zien, die veel korter is. Dit is mogelijk omdat de meeste gegevens uit het CV worden gehaald en niet meer door de kandidaat in het formulier ingevuld hoeven te worden. Hiermee maakt u het de kandidaat dus nog makkelijker om te solliciteren/in te schrijven zonder dat u gegevens hoeft te missen.

Nu u weet waar de Textkernel vragenset voor is bedoeld gaan we een set aanmaken. U hoeft u in principe maar één keer een set aan te maken, tenzij u op termijn natuurlijk vragen wilt toevoegen of verwijderen. Als u Key-user bent heeft u de mogelijkheid om vragensets aan te maken en bestaande te wijzigen;

• Ga naar de Procedure Manager.
• Open een willekeurige vacature.
• Klik op de knop 'Vragen'.
• U bent nu in het overzicht van de vragensets.
• Klik op 'Nieuwe vragenset'.
• Klik op OK als u de vragen uit de basisset wilt overnemen.
• Klik op 'Annuleren' als u een geheel nieuwe set wilt samenstellen.
• In dit voorbeeld gaan we uit van de Basisset.

Nu we een nieuwe set hebben aangemaakt kunnen we de juiste vragen in de set verwerken. Aangezien u nu de meeste gegevens uit het CV van de kandidaat haalt is er geen lange lijst meer nodig. Wel is het belangrijk dat u altijd de juiste contactgegevens van uw kandidaten heeft. Deze staan vaak in het CV, maar dat geldt niet voor iedereen. Daarnaast kan het zo zijn dat de contactgegegevens niet op logische plekken staan waardoor Textkernel deze niet kan uitlezen. Daarom raden wij aan deze velden wel op te nemen in uw Textkernel vragenset, zodat kandidaten deze velden kunnen controleren of zelfs invullen. Tevens is het een overweging om uw matchcriteria op te nemen in deze vragenset, dit zijn immers geen gegevens die altijd uit het CV worden gehaald. Uiteraard geldt dit alleen als u nu ook matchcriteria in uw vragenset gebruikt, om te voorkomen dat u anders verschil krijgt in kandidaten met en zonder matchcriteria bij inschrijving. Hetzelfde geldt voor motivatie of een persoonlijkbericht. Kortom, alles wat u niet verwacht uit het CV te kunnen halen kunt u in deze set nog aan uw kandidaten vragen.

Nu we nog even gekeken hebben naar het doel van deze set kunnen we aan de slag. Zoals bovenstaand vermeld hebben we een nieuwe vragenset aangemaakt, met daarin de vragen van de basisset. Nu gaan we nieuwe vragen toevoegen:

• Klik op 'Nieuwe vraag'
• Kies bij soort vraag voor 'Personalia'
• Kies 'Voornaam'
• Klik op 'Bewaren'

Herhaal dit voor het tussenvoegsel, de achternaam, email adres en telefoonnummer en eventuele andere vragen die u wilt toevoegen. Dit kunnen matchcriteria zijn, een eventuele motivatie of andere kandidaatgegevens die u niet altijd uit het CV haalt. Als u vragen uit de basisset heeft overgenomen die u niet in deze set wilt kunt u deze verwijderen.

Nu u een nieuwe Textkernel vragenset heeft is er nog 1 laatste belangrijke toevoeging. U biedt nu uw kandidaten een kortere set aan nadat zij hebben gekozen voor gebruik mijn CV om dit formulier in te vullen, waarna zij deze vragenset zien. Om hen ervan te verzekeren dat hun overige gegegevens wel uit hun CV zijn gehaald en ingelezen kunnen we dit vermelden. Dit doen we in de pagina kop, waar we een korte introductietekst kunnen vermelden.

• Ga naar de Textkernel vragenset en open deze set
• Klik op de knop 'Pagina's
• Dubbelklik op de eerste pagina.
• Nu kunt u een tekst invullen, zie de afbeelding voor een voorbeeld.
• N.b. Als de pagina nog geen titel heeft, bijv. 'Personalia' vul deze dan in!