In de Advice van vorige week heeft u kunnen lezen hoe u CRM waarden in uw databse kunt toevoegen en deze aan contactpersonen of relaties kunt toekennen. In deze Advice zullen we kijken hoe u vervolgens gebruik kunt maken van deze CRM waarden. Want nu u onderscheid heeft aangebracht in uw database wilt u natuurlijk weten wat u daar allemaal mee kunt doen.
Denkt u dat uw collega's deze wekelijkse OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice.
Voor alle gebruikers die graag meer willen weten over het CRM en hoe je eigen organisatie-specifieke waarden kunt gebruiken is het raadzaam de OTYS Advice van vorige week te lezen (Advice 43: Onderscheid in uw relaties). De Advice van deze week zal gaan over een aantal van de mogelijkheden die u nu heeft met uw ingegeven categorieën en waarden. De eerste mogelijkheid die we zullen behandelen is het uitgebreid zoeken.
Een van de belangrijkste mogelijkheden van het CRM is de mogelijkheid om uitgebreid te kunnen zoeken in uw relatie- en contactpersonen database. De waarden die u heeft ingegeven zijn namelijk beschikbaar als zoekcriterium. De resultaten van uw zoekopdracht kunt u vervolgens op meerdere manieren benutten. We gaan nu eerst uitgebreid zoeken;
Nu u het zoekscherm geopend heeft kunnen we zoekopdrachten in uw relatiedatabase gaan samenstellen. Maar voor we dat doen is het belangrijk onderscheid te maken in het soort gegevens dat u wenst te verkrijgen. U kunt namelijk zoeken op zowel contactpersoon- als relatieniveau. Dit is ook te zien aan de vinkjes ''Relaties'' en ''Contactpersonen''. Hiermee geeft u aan welke zoekresultaten u wilt hebben; gegevens van de gehele relatie, de contactpersoon of een combinatie van beide. Dit onderscheid zorgt ervoor dat u de juiste en gewenste resultaten krijgt, maar moet dus wel correct gebruikt worden. U kunt zich voorstellen dat als u zoekt op een e-mailadres van een contactpersoon u dat niet vindt op relatieniveau.
We zullen in dit voorbeeld gebruik maken van gegevens van een relatie. We willen bijvoorbeeld alle klanten in de regio Amsterdam een leuke nieuwsbrief sturen, dus gaan we deze relaties uit de datbase filteren. Let op; uiteraard heeft u uw eigen types ingesteld en ziet u mogelijk andere waarden dan in dit voorbeeld, dat is geen probleem.
Nu heeft u een zoekopdracht samengesteld op het type relatie 'Klant' in de regio Amsterdam. Nu kunt u klikken op de knop 'Zoeken' linksbovenin.
Nu u een zoekopdracht heeft gemaakt en de resultaten hebt opgevraagd ziet u deze in het rechterscherm. Het kan voorkomen dat u een te groot aantal zoekresultaten heeft en deze verder wilt specificeren. Dat doet u door meer criteria in te vullen of criteria verplicht te stellen. Als u een criterium verplicht stelt betekent dat er alléén resultaten getoond worden waar dit criterium van topassing is. Als u het criterium niet verplicht maakt krijgt u in uw zoekopdracht eerst alle gegevens met dit criterium, en daaronder de andere mogelijke criteria van deze catagorie. (In het geval van het voorbeeld, Type relatie, krijgt u dus alle types in het resultatenoverzicht met bovenaan alle klanten). Dit is prettig als u een wat breder resultaat wilt, sommige resultaten niet wilt uitsluiten of alle resultaten wilt maar in een bepaalde volgorde.
Als u specifiek op zoek bent naar één of meerdere criteria en de overige resultaten niet wilt zien kunt u het criterium verplicht maken. Een criterium verplicht maken gaat al volgt;
Nu heeft u gezien hoe u zoekopdrachten kunt maken in uw Relatiedatabase. Deze resultaten kunt u uiteraard voor meerdere doeleindes gebruiken.
Zo kunt u bijvoorbeeld de gegevens exporteren naar Excel voor rapportage doeleinden (Let op, gezien de waarde van uw database en de bescherming daarvan is dit alleen mogelijk als daarvoor rechten aan de desbetreffende gebruiker zijn toegekend!). Exporteren doet u door op de knop te klikken volledig linksboven in het zoekvenster.
Daarnaast kunt u van deze resultaten ook in één keer onder andere;
Het maken van een mailgroep wordt in bovenstaande afbeelding uitgelegd.
De OTYS Academy staat open voor klanten van OTYS die op ieder niveau hun prestaties willen verbeteren. Zowel in Zoekmachine Optimalisatie, als in Internet Search of puur gebruik van de OTYS basis functionaliteiten. De OTYS Academy voorziet hierbij in een up-to-date aanbod van trainingen, workshops, consultancy en advies waarbij onze software voor werving en selectie de basis vormt. Meer informatie over de OTYS Academy.
Neem zelf deel aan een workshop van de OTYS Academy en haar partners.
OTYS