OTYS Advice 43: Onderscheid in uw relaties

Als organisatie met relaties en contactpersonen in uw database, veel of weinig, komt er een moment waarop u wilt kunnen segmenteren in deze gegevens. Bijvoorbeeld omdat u een mailing wilt sturen naar uw belangrijkste klanten met een leuke actie, of u wilt alle prospects benaderen met een acquisitie mailing. Het kan ook zijn dat u wilt bijhouden wie de beslissingsbevoegde contactpersoon is bij uw relatie en daar zelfs een overzicht van zou willen maken. Kortom, tal van redenen waarom onderscheid in de relatiedatabase voor u van toegevoegde waarde zou kunnen zijn. Uit bovenstaande blijkt dat dit onderscheid dus te maken is op zowel relatie- als contactpersoonniveau. Deze mogelijkheid noemen wij binnen OTYS het ''CRM''.

Uiteraard heeft elke organisatie andere behoeften als we het hebben over het maken van onderscheid in uw database. Bij het instellen kunt u dus zelf bepalen op welke waardes u in uw relatie- en contactpersonen database wil zoeken. In deze advice zullen we als voorbeeld 2 veelgebruikte categorieën nemen; ''Priority'' voor uw relaties en ''DMU'' (Decision Making Unit, ofwel de beslissingsbevoegdheid) voor uw contactpersonen. Als u hiervoor andere termen gebruikt kan dat uiteraard ook.

Uiteraard heeft elke organisatie andere behoeften als we het hebben over het maken van onderscheid in uw database. Bij het instellen kunt u dus zelf bepalen op welke waardes u in uw relatie- en contactpersonen database wil zoeken. In deze advice zullen we als voorbeeld 2 veelgebruikte categorieën nemen; ''Priority'' voor uw relaties en ''DMU'' (Decision Making Unit, ofwel de besslissingsbevoegdheid) voor uw contactpersonen. Als u hiervoor andere termen gebruikt kan dat uiteraard ook.

Alle users kunnen gebruik maken van deze functionaliteit, dat wil zeggen kunnen de waardes toekennen aan relaties en contactpersonen. De mogelijke waardes en diens bijhorende criteria kunnen alleen door Key-users worden ingesteld. Verderop in deze Advice staat uitgelegd hoe alle gebruikers deze waardes kunnen toekennen per relatie of contactpersoon, maar we gaan nu eerst kijken hoe een Key-user deze in kan stellen;

• Ga naar de instellingen (het icoon in de toolbar, te herkennen aan de gele radar);
• klik op het tweede tabblad, 'Matching';
• hier ziet u twee deelvensters met boven het linkervenster de knop 'Nieuwe categorie';
• klik op deze knop en er opent een nieuw venster;
• vul in dit nieuwe venster het gewenste criterium in, bijvoorbeeld Priority;
• klik op bewaren;
• het venster sluit nu, zoek de naam aan de linkerkant opnieuw op en dubbelklik erop;
• nu kunt u mogelijke waardes ingeven in het invoerveld 'Nieuwe waarde';
• vul hier bijvoorbeeld in A (voor belangrijke relatie) en klik op bewaren;
• vul vervolgens B in en klik op bewaren en herhaal dit tot u de gewenste waardes heeft (in dit geval bijvoorbeeld A, B, C en D);
• als u nog meer categorieën en bijhorende waardes wil invoeren volgt u dezelfde stappen opnieuw. 

Nu heeft u een mogelijke CRM waarde ingegeven, de priority, maar nog niet bepaald waar u deze waarde wilt gebruiken. CRM waardes kunnen namelijk aan zowel een contactpersoon als een gehele relatie worden toegekend. In dit geval betreft het een waarde waarop u een relatie zou willen kunnen segmenteren dus kennen we deze toe aan relaties:

• Dubbelklik in het rechter deelvenster op Relaties;
• er opent een nieuw scherm;
• zoek in het linker deelvenster de gewenste categorie en klik eenmaal op dit veld;
• nu verschijnt de waarde in het rechter deelvenster;
• klik op bewaren;
• nu is ''Priority'' als mogelijke waarde voor uw relaties beschikbaar gemaakt.
  

Nu u één of meerdere categorieën en bijhorende waardes heeft ingevoerd kunt u bij elke relatie of contactpersoon deze waardes toekennen. Hoe u dit doet voor een gehele relatie is als volgt;

• Ga naar de Relatie Manager;
• dubbelklik op de gewenste relatie;
• klik op de knop 'CRM' bovenin het scherm (in de toolbar beginnend met de knop 'Vacatureteksten');
• u kunt nu kiezen uit alle mogelijke categorieën van de relatie;
• klik op het vergrootglas voor de categorie die u aan deze relatie wil toekennen;
• er opent een nieuw scherm;
• kies links de juiste waarde en klik erop;
• deze verschijnt nu rechts en is gekozen (u kunt er meerdere selecteren indien gewenst);
• klik op bewaren.

Als u een categorie aan een contactpersoon wil toekennen (bijvoorbeeld DMU en dan als waarde beslisser / beinvloeder/ ondersteuner etc.) doet u dat als volgt;

• Ga naar de relatie waar de contactpersoon bij hoort;
• dubbelklik op de contactpersoon bij wie u een categorie wilt toevoegen;
• ga naar het tabblad ''CRM'' en klik erop;
  (de volgende stappen zijn gelijk aan de stappen bij de relatie);
• klik op het vergrootglas voor de gewenste categorie;
• selecteer links de gewenste waarde(s);
• deze verschuiven nu naar rechts;
• klik op bewaren.

Nu heeft u gezien hoe u CRM categorieën en bijhorende waardes kunt invoeren, deze beschikbaar te maken op relatie- en contactpersoonniveau en ze vervolgens toe te kennen aan uw relaties of contactpersonen. Een van de belangrijkste stappen tot een database met nog waardevollere gegevens is nu gezet. Uiteraard kunt u nu ook uitgebreider zoeken in uw database met relaties en contactpersonen. Dit doet u door te klikken op de 'uitgebreid zoeken' knop in uw relatiedatabase. Hier zult u zien dat u nu ook kunt zoeken op de zojuist ingevoerde categorieën en waardes! Wat u nog meer kunt doen en hoe leest u in de Advice van volgende week.

De OTYS Academy staat open voor klanten van OTYS die op ieder niveau hun prestaties willen verbeteren. Zowel in Zoekmachine Optimalisatie, als in Internet Search of puur gebruik van de OTYS basis functionaliteiten. De OTYS Academy voorziet hierbij in een up-to-date aanbod van trainingen, workshops, consultancy en advies waarbij onze software voor werving en selectie de basis vormt. Meer informatie over de OTYS Academy.