OTYS Advice 42: Overzicht in uw kandidaten dossiers

In het dossier van een kandidaat vindt u veel belangrijk informatie omtrent deze kandidaat. Bijvoorbeeld de e-mails die hij/zij heeft gestuurd, de mails die u en uw collega's aan deze kandidaat hebben gestuurd, allerlei documenten zoals het originele CV, maar ook notities en wijzigingen in de gegevens. Veel van deze informatie wilt u te allen tijden inzichtelijk houden, ook een aantal jaar na dato. Echter zijn er ook bepaalde e-mails die u liever niet in het dossier hebt. U kent het waarschijnlijk wel; u haalt een kandidaat van een willekeurige CV database binnen. Vervolgens heeft deze kandidaat als e-mail adres vaak een variant op sollicitant@monsterboard of kandidaatid34566@nationalevacaturebank.nl. Of u krijgt automatische mails van vacaturebanken met als afzender dit adres, wat vervolgens allemaal in het dossier van de kandidaat komt.

Als u de e-mails, zoals bovengenoemd, niet constant handmatig uit het dossier van een kandidaat wil verwijderen is er een andere oplossing. Het zou dan efficiënter zijn als we kunnen voorkomen dat kandidaten met een dergelijk e-mail adres worden aangemaakt. Logisch gevolg daarvan is dat u ook geen automatische CV-database e-mails meer in het dossier van kandidaten krijgt. Om het u makkelijk te maken en dit eenvoudig te registreren heeft OTYS een nieuwe functionaliteit ontwikkeld, die sinds kort ook voor u beschikbaar is. Gezien het een instelling is waarmee zorgvuldig omgegaan dient te worden, hebben wij deze alleen beschikbaar gemaakt voor alle Key-users. 

Deze nieuwe functionaliteit is zoals vermeld beschikbaar voor alle Key-users en u kunt deze als volgt instellen;

• klik op de instellingen knop in uw toolbar (herkenbaar aan het icoon met de gele radar);
• u ziet een rij tabbladen waarvan u op de laatste klikt 'E-mail restricties';
• nu ziet u twee deelvensters met links 'Banned e-mail' en rechts Banned domain.

Nu is het afhankelijk of u een specifiek e-mail adres heeft of weet (bijvoorbeeld sollicitant@nationalevacaturebank.nl) en dit wilt invoeren, of een geheel domein (bijvoorbeeld @nationalevacaturebank.nl voor àlle mailadressen van de Nationale Vacaturebank).
LET OP: u blokkeert hiermee dus niet de e-mail van dit adres, u voorkomt alleen dat er kandidaten aangemaakt kunnen worden met dit als e-mail adres). Als u één specifiek e-mail adres heeft;

• klik op de knop 'Toevoegen E-mail';
• vul het e-mail adres in dat u wilt blokkeren als mogelijk adres;
• klik op bewaren.

Als u een geheel domein wil opgeven als onmogelijk e-mail adres van een nieuwe kandidaat volgt u dezelfde stappen, maar dan klikt u op de knop 'Toevoegen domain'

De OTYS Academy staat open voor klanten van OTYS die op ieder niveau hun prestaties willen verbeteren. Zowel in Zoekmachine Optimalisatie, als in Internet Search of puur gebruik van de OTYS basis functionaliteiten. De OTYS Academy voorziet hierbij in een up-to-date aanbod van trainingen, workshops, consultancy en advies waarbij onze software voor werving en selectie de basis vormt. Meer informatie over de OTYS Academy.