OTYS Advice 37: Overzicht in de teamagenda

Allereerst gaan we kijken hoe u groepen in uw agenda kunt toevoegen, waardoor u in één oogopslag deze gekozen agenda's tegelijkertijd kunt bekijken. Let op, uiteraard kunt u alleen items bewerken of verwijderen in de agenda's van de collega's die u gemachtigd hebben, zie ook de OTYS Advice 37. Hoe u een nieuwe groep kunt aanmaken is als volgt:

• Open uw agenda en klik op 'instellingen'.
• Er opent een nieuw scherm waar u naar het tabblad 'Groepen' gaat.
• Hier ziet u of u al groepen heeft ingesteld, kunt u nieuwe groepen aanmaken en verwijderen. We voegen nu een nieuwe groep toe;
• Vul de naam in van de groep die u wil toevoegen (bijv. Sales of Administratie)
  en klik op 'Toevoegen'
• De naam van de groep verschijnt in het veld, en u dubbelklikt op deze naam of op de wijzigen knop.
• Kies in het dropdown menu de juiste collega en klikt op 'Toevoegen'.
  Doe dit vervolgens voor alle personen die u wilt toevoegen.
• Als u alle gewenste personen aan deze groep heeft toegevoegd klikt u op 'Bewaren'.

U heeft nu een nieuwe agenda groep toegevoegd, waarvan u alle agenda's in één scherm kunt bekijken.

Als u een nieuwe groep heeft aangemaakt kunt u de agenda's van deze groep allemaal tegelijkertijd bekijken. U roept de agenda's van deze groep op door in het dropdown menu in uw agenda de groep te selecteren die u zojuist hebt aangemaakt. U ziet nu één agenda met daarin alle afspraken van de personen die u aan deze groep hebt toegevoegd.

Als u een agendagroep hebt geopend ziet u alle agenda items van de personen van deze groep in één agenda. Afhankelijk van de hoeveelheid afspraken kan dit soms wat onoverzichtelijk worden. U kunt in dat geval de weergave van de agendagroep veranderen, waardoor u een beter overzicht krijgt. U kunt de agenda weergeven in de volgende vormen:

• Werkweek
• Week
• Dag
• Compact overzicht
• Planning.

We gaan nu de agenda weergeven als 'Planning', dat wil zeggen in een overzicht van de betreffende dag, waarbij de agenda van elk persoon in de groep in één kolom wordt weergegeven.

• Klik op de knop 'Werkweek' (als u een andere weergave heeft gekozen kan dit ook 'Week' 'Dag' 'Planning' of 'Compact' zijn).
• Klik vervolgens net O vaak op deze knop tot u de weergave 'Planning' heeft gekozen.

U kunt nu de agenda's van de personen uit de groep bekijken, waarbij elke agenda in één kolom wordt getoond. Dit is nu de huidige weergave van uw agenda, maar niet de standaard.

Als u uw agenda standaard wilt weergeven in een andere weergave dan u nu heeft ingesteld, kunt u dit aanpassen.

• Ga naar de agenda instellingen;
• klik op het dropdown menu achter 'Dag / week weergave
• kies de gewenste weergave
• klik op bewaren.