Advice 34: Herkennen en toevoegen van e-mail afzenders

U kunt in één oogopslag zien of de afzender van een e-mailbericht in uw systeem staat, en dus bekend is. Bekende afzenders worden gemarkeerd met een rode letter in de kolom ‘B’. Onbekende afzenders hebben geen letters. 
De gebruikte letters zijn:

• C = collega
• K = kandidaat
• O = opdrachtgever
• P = privé

De e-mailberichten van kandidaten en opdrachtgevers worden opgeslagen in het dossier van de desbetreffende persoon. De e-mails van collega's en privé-adressen worden wel herkend maar niet opgeslagen. Meer over privé e-mailberichten in een volgende Advice.

Als er geen rode letter voor een binnengekomen e-mailbericht van een kandidaat of opdrachtgever staat, dan kunnen er 4 dingen aan de hand zijn.

• Er is sprake van een e-mailalias (zie Advice 33)
• Er is sprake van een nieuw contactpersoon bij een bestaande relatie.
• Er is sprake van een nieuw contactpersoon en een nieuwe relatie.
• Er is sprake van een nieuwe kandidaat.

Voor de laatste drie mogelijkheden kunt u direct vanuit uw mailmanager actie ondernemen.

Open de e-mail van de afzender die u als contactpersoon aan wilt maken;

• Klik linksboven op ‘Relatie’;
• Als het e-mailadres van de afzender niet herkend wordt, staat er bij 'kies relatie' 'nieuwe relatie'.
• Als het e-mailadres van de afender wel herkend wordt (behorende bij een bestaande relatie) dan staat de relatie al ingevuld.
• Controleer de gegevens en vul deze aan.
• Klik op ‘Uitvoeren’.
• Een nieuw contactpersoon (met eventueel een nieuwe relatie) is aangemaakt.

Ook bij een bekende afzender kunt u op de knop 'relatie' klikken. U opent dan direct de relatiemanager.

Open de e-mail van de afzender die u als kandidaat aan wilt maken;

• Klik linksboven op ‘Kandidaat’;
• Controleer de gegevens en vul deze aan.
• Vink 'verwerk via textkernel' aan als u textkernel wilt gebruiken.
• Kies voor 'het CV wordt getoond in het e-mailbericht' of selecteer het originele CV.
• Klik op ‘Uitvoeren’. Er verschijnt een venster met daarin links het originele CV (zonder opmaak) en rechts een voorstel voor extractie.
• Pas eventueel in het rechter deelvenster de gegevens aan;
• Klik op ‘Verwerken’.

Ook bij een bekende afzender kunt u op de knop 'kandidaat' klikken. U opent dan direct de Kandidaat Manager.

De OTYS Academy staat open voor klanten van OTYS die op ieder niveau hun prestaties willen verbeteren. Zowel in Zoekmachine Optimalisatie, als in Internet Search of puur gebruik van de OTYS basis functionaliteiten. De OTYS Academy voorziet hierbij in een up-to-date aanbod van trainingen, workshops, consultancy en advies waarbij onze software voor werving en selectie de basis vormt. Meer informatie over de OTYS Academy.