In OTYS is het mogelijk om via de SEO knop diverse instellingen aan te passen. In deze advice laten we u zien wat de mogelijkheden zijn om er voor te zorgen dat uw site optimaal vindbaar is in de zoekmachine. Dit alles met het doel om meer bezoekers de weg te wijzen naar uw website.

Klik op OTYS Advice 136: OTYS Zoekmachine Optimalisatie om deze Advice video te bekijken via Youtube.

Klik op OTYS Advice 135: OTYS & Skype om deze Advice video te bekijken via Youtube.

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom leveren wij elke nieuwe OTYS Advice in video-format. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle overige reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otys2day.nl kunt u alle advices bekijken.

In het recruitment proces is het van belang dat u aan de hand van een aantal zoektermen uw kandidatenbestand kunt doorzoeken om snel de juiste kandidaat te vinden. Wanneer u echter te veel, te weinig, of niet de juiste kandidaten vindt, kunt u uw zoekopdracht verfijnen met behulp van Actonomy operatoren. Binnen de functie Uitgebreid Zoeken kunt u deze operatoren gebruiken en combineren om snel de juiste kandidaat te vinden. In deze instructie-video krijgt u uitleg over het gebruik van de Actonomy operatoren.

Klik op OTYS Advice 134: Actonomy operatoren om deze Advice video te bekijken via Youtube.

Via de button Modules in uw OTYS CMS kunt u zelf templates aanpassen op pagina's op uw website waar een module actief op is. In deze Advice toon ik u hoe u als Key user van OTYS eenvoudig deze aanpassingen kunt uitvoeren.

Dit geeft u de mogelijkheid om alleen voor die pagina relevante informatie weer te geven.

Klik op OTYS Advice 133 : Template van modulepagina's bepalen om deze Advice video te bekijken via Youtube.

Wanneer u iemand wilt uitnodigen voor bijvoorbeeld een intakegesprek of sollicitatie, kunt u dit doen via een agenda item. Voorheen was het zo dat zowel intern als extern dezelfde naam voor deze afspraak gebruikt werd.

OTYS heeft een nieuwe functionaliteit toegevoegd waarmee u de naam van het item wat getoond wordt bij de uitnodigingsmail gemakkelijk kunt veranderen.

Klik op OTYS Advice 132: Naam van agenda item bij uitnodigingsmail om deze Advice video te bekijken via Youtube.

Met reminders kunt u voor uzelf of voor uw collega’s herinneringen toevoegen. Als er bijvoorbeeld een kandidaat voor een collega belt en deze is niet aanwezig, dan kunt u eenvoudig een reminder instellen voor deze collega. Op het door u aangegeven tijdstip zal de reminder naar voren komen bij de collega. Deze kan dan vanuit de reminder direct de kandidaatgegevens openen. Ook wordt de reminder opgeslagen in het dossier van de kandidaat. Handig toch?

Klik op Advice 131: Reminders om deze Advice video te bekijken via Youtube.

Stel dat u op vakantie gaat en uw collega’s rechten wilt geven om uw e-mail te lezen, beantwoorden en/of door te sturen. Of u wilt dat het emailaccount info@.. voor anderen inzichtelijk is. U dient dan rechten te geven aan de desbetreffende personen. Ook is het mogelijk om uw collega rechten te geven om e-mails te verzenden vanuit uw naam. U kunt dit volledig zelf beheren.

In deze instructievideo laat ik alle opties voor het geven van deze rechten zien.

Klik op OTYS Advice 130: Rechten in de Mail Manager om deze Advice video te bekijken via Youtube.

OTYS biedt de mogelijkheid om uw match criteria in te richten met categorieën en onderliggende criteria. Hierdoor zal de weergave in uw backoffice overzichtelijker worden. Wanneer u het betreffende match criteria gebruikt in de vragenset voor kandidaten kunt u hierbij kiezen voor twee verschillende weergave. In deze instructievideo licht ik toe hoe u dit match criteria inclusief categorieën kunt aanmaken en kunt gebruiken.

Klik op OTYS Advice 129: Categorieën in uw Match Criteria om deze Advice video te bekijken via Youtube.

OTYS biedt u de mogelijkheid om uw wervingsexposure uit te breiden met een mobiele versie van uw website. Met een mobiele website kunnen uw kandidaten 24/7 en overal solliciteren op uw vacatures en open inschrijven. Wanneer uw een Mobiele Website van OTYS aanschaft zorgen wij er tevens voor dat deze voorzien is van een snelmenu met pagina’s en content. Maar u kunt te allen tijde deze structuur zelf aanpassen in uw CMS. In deze instructievideo leert u hoe u uw mobiele website kunt onderhouden vanuit uw CMS.

Klik op Advice 128: CMS van uw Mobiele Website om deze Advice video te bekijken via Youtube.

Wilt u meer informatie over uw website, bent u benieuwd naar de voordelen en wat het voor uw organisatie kan betekenen? Bekijk onze Mobiele Website webpagina

Middels het CRM houdt u specifieke klantgegevens bij en zorgt u ervoor dat de verschillende afdelingen van uw organisatie deze gemakkelijk terug kunnen vinden. Daardoor heeft u een betere controle op uw marketing- en verkoopprocessen en kunt u beter inspelen op de wensen van (mogelijke) klanten. Zo kunt u noteren of een relatie bijvoorbeeld een kerstpakket krijgt of wat de hobby van een contactpersoon is, zodat een relatiegeschenk of een evenement afgestemd is op de interesses van die contactpersoon. In deze advice ziet u hoe u dit in kunt richten.

Klik op Advice 43: CRM om deze Advice video te bekijken via Youtube.

Vanuit uw Kandidaten Manager en Vacature Manager kunt u eenvoudig de juiste match maken op basis van ingevoerde matchcriteria. In de ‘Uitgebreid zoeken‘ sectie in de Kandidaten Manager en Vacature Manager kunt u nu uw zoekcriteria bundelen in verschillende folders. Op deze manier biedt OTYS u nog meer overzicht, wat ervoor zorgt dat u nog eenvoudiger en sneller een goede match kunt maken. In deze instructievideo laat ik u zien hoe dit werkt.

Note: Als u nog niet over deze knop beschikt, kunt u dit kostenloos aanvragen via een support ticket!  Alleen Key-users kunnen de folders instellen, deze wijzigingen gelden direct voor alle gebruikers van uw systeem.

Klik op OTYS Advice 127: Layout Uitgebreid zoeken om deze Advice video te bekijken via Youtube.

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom leveren wij elke nieuwe OTYS Advice in video-format. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle overige reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otys2day.nl kunt u alle advices bekijken.

Uw kandidaten zijn afkomstig vanuit verschillende portalen, zoals bijvoorbeeld Monsterboard of Nationalevacaturebank. In OTYS kunt u eenvoudig zien welke kandidaat afkomstig is vanuit welk portaal. Om uw tijd en geld zo efficiënt mogelijk in te zetten, is het handig om te meten wat het resultaat van deze plaatsingen is. In deze Advice laat ik u zien hoe u dit kunt doen. Met Portalen kunt u de bron van iedere kandidaat in uw database zien.

Bekijk  Advice 126: OTYS Portaal via Youtube.

Uw webpagina bestaat uit verschillende onderdelen. Zo is er een binnensjabloon en zijn er hooks en teasers. De webdevelopment afdeling van OTYS zorgt ervoor dat deze teasers geheel in de stijl van uw website zijn, en u hoeft alleen nog de titel, tekst en eventuele plaatjes en links aan te passen. In deze instructievideo zal ik u precies laten zien hoe en waar u uw teasers kunt aanpassen.

Bekijk Advice 125: Items in teasers aanpassen via Youtube.

Controleer zelf uw pc en controleer of deze optimaal is ingesteld voor OTYS gebruik. Aan de hand van 4 eenvoudige stappen die u zelf uit kunt voeren kunt u de prestaties van OTYS maximaal ondersteunen. U controleert de Internet Explorer instellingen en kijkt of uw beveiligingssoftware OTYS als veilige applicatie ziet. Daarnaast controleert u de snelheid van uw internetverbinding en stelt u uw filterschermen optimaal in. Deze advice legt u uit hoe u dit kunt doen.

Klik op Advice 124 - Controleer uw pc voor optimaal OTYS gebruik om deze Advice video te bekijken via Youtube.

Heeft u multisites, dan kunt u met de batchfuncties in de Vacature Manager eenvoudig wijzigingen doorvoeren aangaande de publicatie van uw vacatures op uw multisites. In deze instructievideo leert u wat de batchfuncties doen en hoe u ze kunt gebruiken. Lees ook meer over de batchfuncties in onze OTYS LinkedIn Community.

Klik op OTYS Advice 123: Multisite batchfuncties om deze Advice video te bekijken via YouTube.

In OTYS is het vanaf nu mogelijk om op een snelle en eenvoudige manier gegevens vanuit uw systeem te exporteren. Voorheen kon het exporteren van grote en complexe bestanden lange wachttijden opleveren. Door gebruik te maken van een zogenaamde "wachtrij" zorgt OTYS ervoor dat u geen last ondervindt bij het exporteren van grote en complexe gegevens. In deze advice laat ik u zien hoe de verbeterde exportmogelijkheid werkt.

Klik op Advice 122 - Export van gegevens uit OTYS om deze Advice video te bekijken via Youtube.

In de OTYS Nieuws Manager is het vanaf nu ook mogelijk om een hashlink in een mailing te plaatsen en daarmee de kandidaat rechtstreeks te linken naar zijn of haar profielpagina op uw website. Deze functionaliteit kent u wellicht vanuit de beschikbaarheidsmodule. Er wordt vanuit deze module een mail verstuurd naar de kandidaat met daarin een link. Door middel van deze link komt de kandidaat rechtstreekt op zijn of haar profiel op uw website terecht. Hier kan de kandidaat onder andere persoonsgegevens aanvullen cq wijzigen of zijn beschikbaarheid aangeven. Sinds kort is het dus ook mogelijk om deze hashlink in een mailing naar kandidaten te plaatsen. In deze instructievideo laat ik u zien hoe deze link eruit ziet en hoe deze via een mailing verstuurd kan worden.

Klik op Advice 121 - Hashlink in mailing om deze Advice video te bekijken via Youtube.

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom leveren wij elke nieuwe OTYS Advice in video-format. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle overige reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

Als u cv's van kandidaten door middel van Textkernel in uw database zet werd tot voor kort het oorspronkelijke datumformaat, dat een kandidaat in het cv had gezet, doorgevoerd. Dit kan ervoor zorgen dat de data in uw database inconsequent is; de ene keer 1-1-2009 en de andere keer 1 januari 2009 of januari 2009. Als u dit overzichtelijk wilde hebben dan moest u dit met de hand nalopen om te controleren of bij elk werkervarings- of opleidingsitem de datum ook door de kandidaat in het juiste formaat is ingevuld.

Daar heeft OTYS nu iets voor: Candidate Date Formatting. Key-users kunnen middels deze functionaliteit separaat voor werkervaring en opleidingen de datumformattering aanpassen. Hierdoor weet u zeker dat alle data op de door u aangegeven manier in de database gezet wordt. In deze advice laat ik u zien hoe u dit kunt instellen.

Klik op OTYS Advice 120: Candidate Date Formatting om deze Advice video te bekijken via Youtube.

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom leveren wij elke nieuwe OTYS Advice in video-format. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle overige reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

Er is een vragenlijst versie die specifiek wordt aangeroepen wanneer een reeds geregistreerde kandidaat op een nieuwe vacature solliciteert. Met de nieuwe vragenset kunt u bijvoorbeeld reeds ingevulde velden nogmaals tonen aan de kandidaat, waardoor deze eventueel direct geupdate kunnen worden en bepaalde vragen die eerder niet verplicht waren of gesteld zijn nu presenteren aan de kandidaat. Het voordeel hiervan is dat uw kandidaat een completer profiel krijgt en dat u antwoorden ontvangt op vragen, die voor u belangrijk zijn. In deze instructievideo zal ik hier meer informatie over geven en laten zien hoe dit in zijn werking gaat.

Bekijk, de Advice Video 119: Vragenset Bekende kandidaten, op ons YouTube kanaal

U weet waarschijnlijk als geen ander dat u zich kunt onderscheiden door uw kandidaten op hun verjaardag een felicitatie te sturen. Juist deze persoonlijke benadering maakt het verschil. Maar hoe heeft u nu in één keer een makkelijk overzicht van de jarige kandidaten? En hoe kunt u al uw jarige kandidaten automatisch een verjaardagsmail sturen? In deze Advice leert u hoe u dit kunt instellen.

Bekijk, de Advice Video 118: Feliciteer uw kandidaten, op ons YouTube kanaal.

Wilt u de verjaardagsmails in een leuk feestelijk sjabloon aan uw kandidaten sturen? Raadpleeg uw Accountmanager, wij kunnen uw eigen sjabloon in uw OTYS verwerken, of er één voor u (laten) ontwerpen. Wilt u hier gebruik van maken, dan horen wij dat graag. sales@otys.nl

De juiste kandidaat voor de juiste vacature, doet u dat ook nog wel eens uit uw hoofd? Het komt vaak nog voor, die ene kandidaat zit in uw hoofd en u ziet een mogelijke match met een vacature. Maar wat als u daarmee een hele goede andere kandidaat over het hoofd ziet? Daarvoor heeft u een systeem, dat kan u hierin ondersteunen. Maar u zit niet te wachten op ellenlange lijsten met mogelijke kandidaten die u moet doornemen, snel schakelen naar een shortlist is belangrijk. Dus zou het niet prettig zijn als u een overzichtelijke shortlist kunt maken? En dat u deze lijst eventueel kunt opslaan en deze op een later moment weer kunt heropenen mét daarin al uw eerdere aantekeningen per kandidaat? Dan is Hunt & Select wellicht een slimme optie voor u!

Indien de video niet direct begint met afspelen kunt u de link OTYS Advice 117 gebruiken om deze Advice video te bekijken via Youtube.

Zoals in een eerdere advice nummer 90 is uitgelegd, kunt u zelf een Google Analytics code ‘aanmaken’. Voorheen was het de bedoeling dat onze Webdevelopment afdeling uw Google Analytics code in uw CMS invoerde. Vanaf heden is het mogelijk dat u dit zelf doet. In deze instructievideo kunt u bekijken hoe u dit zelf kunt instellen.

Indien de video niet direct begint met afspelen kunt u de link OTYS Advice 116 gebruiken om deze Advice video te bekijken via Youtube.

Zeker in een markt waarin de vacatures schaarser zijn, zullen veel kandidaten hun CV goed bijhouden en regelmatig updaten. Deze updates zullen zij u waarschijnlijk vaak per mail toesturen, met een CV in de bijlage van deze mail. Maar hoe kunt u nu makkelijk deze updates in OTYS verwerken? Met de nieuwe Textkernel functionaliteit in de mail is dit nog eenvoudiger geworden! In deze Advice ziet u hoe deze functionaliteit werkt en wat de voordelen zijn.

Indien de video niet direct begint met afspelen kunt u de link OTYS Advice 115 gebruiken om deze Advice video te bekijken via Youtube.

Het is mogelijk dat u wilt afwijken van de standaardteksten die wij in de templates op uw website hebben geplaatst of dat u deze standaardteksten een persoonlijke touch wilt geven. Daarom stellen wij u in staat om al deze teksten zelf aan te passen via uw OTYS systeem. Dit kan nu nog gemakkelijker via de vernieuwde Unified Template System Manager oftewel de ‘UTSMAN’. In deze instructievideao zal ik u laten zien hoe de vernieuwde UTSMAN werkt.

Hier kunt u Advice 114: Template tekst aanpassen in de vernieuwde UTSMAN via YouTube bekijken.

Klik op OTYS Advice 113: OTYS Track & Trace om deze Advice video te bekijken via Youtube

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom leveren wij elke nieuwe OTYS Advice in video-format. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle overige reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

Indien u de juiste kandidaat voor de vacature nog niet in uw Kandidaat Manager heeft staan, zult u deze gaan zoeken. De meest gebruikte zoekkanalen zijn de zoekmachine van Google en de diverse social media kanalen, waaronder LinkedIn. In deze Advice leg ik u uit hoe de OTYS Profiler Toolbar uw zoektocht kan vereenvoudigen en versnellen. Met behulp van de uitgekiende Textkernel technologie kunt u vervolgens snel de kandidaatprofielen invoeren in uw database.

U heeft daarbij de mogelijkheid om direct bij de invoer het profiel de kandidaat te koppelen aan een vacature en/of u geeft de kandidaat een bepaalde status waarop u en uw collega's deze kandidaat direct kunnen classificeren. Kortom, ude OTYS Profiler Toolbar helpt u met het zoeken van de juiste kandidaten en zult deze eenvoudiger kunnen registreren in uw database.

Klik hier om de OTYS Profiler Toolbar te downloaden voor Internet Explorer.
Klik hier om de OTYS Profiler Toolbar te downloaden voor Firefox browser.

Klik op OTYS Advice 111: OTYS Profiler Toolbar om deze Advice video te bekijken via Youtube.

Zoals in de advice wordt aangegeven kunt u de zoekstring zelf samenstellen. Daarnaast geeft ik u hieronder enkele voorbeelden die u kunt gebruiken in de aan te maken zoekacties. Deze werken allemaal onder het Type Google.

• Naam: Google – CV1
Zoekactie: (ext:pdf | ext:doc | ext:rtf | ext:docx) ~resume (-~jobs | -vacature | -solliciteer | -vacaturebank | -jobs)
• Naam: Google – CV2
Zoekactie: (intitle:cv OR intitle:curriculum OR intitle:c.v. inurl:cv OR inurl:curriculum) (filetype:pdf OR filetype:doc OR filetype:docx)
• Naam: Google – CV3
Zoekactie: (filetype:pdf OR filetype:doc OR filetype:docx)
• Naam: Multi network
Zoekactie: site:linkedin.com | site:facebook.com | site:xing.com | site:twitter.com | site:hyves.nl)
• Naam: LinkedIn NL
Zoekactie: site:nl.linkedin.com -intitle:answers -intitle:updated -intitle:blog -intitle:directory -inurl:jobs -intitle:profile
• Naam: LinkedIn NL 2
Zoekactie: site:nl.linkedin.com (inurl:in OR inurl:pub)
• Naam: LinkedIn
Zoekactie: site:linkedin.com -intitle:answers -intitle:updated -intitle:blog -intitle:directory -inurl:jobs -intitle:profile

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom leveren wij elke nieuwe OTYS Advice in video-format. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle overige reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

De snelheid van uw website is voor uw bezoekers en voor Google erg belangrijk. OTYS is daarom altijd alert op mogelijkheden die deze snelheid verbeterd. Daar hebben we onlangs een methode aan toegevoegd, namelijk CMS Caching. Deze nieuwe functionaliteit staat bij alle OTYS klanten aan. In deze Advice zullen we u de werking van CMS Caching uitleggen.

Klik op OTYS Advice 110: CMS Caching om deze Advice video te bekijken via YouTube.

Meerdere e-mailadressen van kandidaten en contactpersonen opslaan en toch alle mails in een dossier? U ontvangt vanaf meerdere accounts mail in één dossier en hebt daarnaast meer mogelijkheden om uw kandidaten en contactpersonen te bereiken. In deze OTYS Advice leert u eenvoudig hoe meerdere alternatieve e-mailadressen kunnen worden aangemaakt.

Klik op OTYS Advice 109: Video: Alternatieve e-mailadressen voor kandidaten en contactpersonen om deze Advice te bekijken op Youtube.

Als OTYS-gebruiker wen je jezelf na verloop van tijd een manier van werken aan. Deze manier van werken kan afhankelijk zijn van de doorloopsnelheid, de hoeveelheid sollicitaties, het aantal vacatures en ga zo maar door.
Er zijn wat dit betreft grofweg twee typerende groepen gebruikers. De ene groep gebruikers is gewend om in OTYS een kandidaat te openen en van daaruit op zoek te gaan naar een match met een vacature. De andere, over het algemeen grotere groep, is gewend om vanuit een vacature op zoek te gaan naar geschikte kandidaten

Hoe je het ook wendt of keert, beide groepen gebruikers, gebruiken OTYS om hun werkproces te kunnen beheersen en te automatiseren. Het verkrijgen van overzicht speelt daarbij een belangrijke rol.

Voor de tweede groep hadden we vooralsnog geen of ontoereikende functionaliteit. Hier hebben we dus iets nieuws voor ontwikkeld. Als je nu de vacature manager opent, zie je bovenin de knop vacature koppelingen. Deze nieuwe functionaliteit is voor alle OTYS gebruikers beschikbaar.

 
Klik op OTYS Advice 106: Teasers instellen om deze Advice video te bekijken via Youtube.

Social Media geven u, als recruiter, ongekend veel mogelijkheden voor de exposure van uw vacatures en bedrijf. Zo hebben we eerder in Advice 69 getoond hoe u uw vacatures automatisch kunt doorposten naar twitter. Het is daarnaast ook belangrijk om uw webbezoekers te attenderen op uw Twitter account. Om dit te bewerkstelligen kunt u een twitter fontein op uw website plaatsen waarin uw tweets getoond worden en zichtbaar zijn voor uw webbezoekers.

Denkt u dat uw collega's deze wekelijkse OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice!

Meer informatie wat OTYS voor u kan betekenen als het gaat om Social Media? Raadpleeg uw accountmanager over de mogelijkheden (0318 584 900 - sales@otys.nl). Zo organiseren we o.a. workshops en gatherings, maar hebben we ook interessante features voor u in petto.

Klik op OTYS Advice Video 105: Twitter fontein op uw website om deze Advice te bekijken via Youtube.

De OTYS Academy staat open voor klanten van OTYS die op ieder niveau hun prestaties willen verbeteren. Zowel in Zoekmachine Optimalisatie, als in Internet Search of puur gebruik van de OTYS basis functionaliteiten. De OTYS Academy voorziet hierbij in een up-to-date aanbod van trainingen, workshops, consultancy en advies waarbij onze software voor werving en selectie de basis vormt. Meer informatie over de OTYS Academy.

Direct indruk maken met uw CV Database? Naast de kandidaten zelf, met alle gegevens of de anonieme variant, kunt u ook het áántal kandidaten op uw website weergeven en tonen waar uw database uit bestaat. In deze OTYS Advice leert u hoe u dit met een simpele code kan doen.

Eerder, in OTYS Advice 8 leerde u al hoe u het aantal vacatures op uw site laat zien.

Denkt u dat uw collega's deze wekelijkse OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice!

Klik op OTYS Advice 104 - Aantal kandidaten en CV Demografie tonen om deze Advice te bekijken via Youtube.

De OTYS Academy staat open voor klanten van OTYS die op ieder niveau hun prestaties willen verbeteren. Zowel in Zoekmachine Optimalisatie, als in Internet Search of puur gebruik van de OTYS basis functionaliteiten. De OTYS Academy voorziet hierbij in een up-to-date aanbod van trainingen, workshops, consultancy en advies waarbij onze software voor werving en selectie de basis vormt. Meer informatie over de OTYS Academy.

Per 1 oktober 2010 trad de nieuwe telecommunicatiewet in werking. Deze wet is in essentie in het leven geroepen om ongevraagde en ongewilde communicatie te voorkomen. Om te voldoen aan deze wet biedt OTYS de mogelijkheid om het aan de ontvanger van de mailing over te laten of ze mailings van u willen ontvangen. Binnen OTYS nieuwsbrieven is het mogelijk om een ontvanger zich te laten uitschrijven voor de nieuwsgroep. In deze instructievideo ziet u hoe u dit kunt instellen.
Lees meer over de richtlijnen voor zakelijk mailen

Klik op OTYS Advice 103: Link voor afmelden nieuwsbrieven om deze Advice video te bekijken via Youtube.

Social Media neemt een steeds belangrijkere plaats in ons wervingsproces. Nu kost het aardig wat tijd om al die Social Media bij te houden, dus zou het niet handig zijn als u sommige zaken automatisch kunt laten verlopen? In deze Advice leest u hoe simpel het eigenlijk is om uw vacatures automatisch door kunt sturen naar uw LinkedIn, Facebook of Twitter pagina! Of het nu een selectie van uw vacatures moet zijn, of alle vacatures, geen probleem met deze eenvoudige tool.

Klik op OTYS Advice 100:Vacatures doorsturen naar social media om deze Advice video te bekijken via Youtube.

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom leveren wij elke nieuwe OTYS Advice in video-format. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle overige reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

OTYS maakt automatisch een dossier aan van elke relatie, vacature of kandidaat. Binnen OTYS kunt u eenvoudig een dossier-item doorsturen. Het kan gaan om bijvoorbeeld een e-mail of een document waar u uw collega op wilt attenderen. In deze OTYS Advice leert u hoe u een link naar een dossier-item kunt opnemen in een e-mail.

Klik op OTYS Advice 99: Dossier-items doorsturen om deze Advice video te bekijken via Youtube.

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom leveren wij elke nieuwe OTYS Advice in video-format. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle overige reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

We gaan u laten zien hoe u als OTYS gebruiker verschillende mailadressen kunt gebruiken als afzender. Hiervoor vertellen we u over het instellen van verschillende aliassen en mailprofielen in de OTYS gebruikersinstellingen en mail manager.

Klik op OTYS Advice 98: mail aliassen en profielen om deze Advice video te bekijken via Youtube.

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom leveren wij elke nieuwe OTYS Advice in video-format. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle overige reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

Spreekt u een kandidaat die een baan binnen een bepaalde straal vanaf zijn of haar woonplaats zoekt? Met OTYS kunt u nu vacatures zoeken op basis van een postcode. Zo maakt OTYS het u nóg makkelijker om de juiste vacatures te vinden voor uw kandidaten!

Klik op OTYS Advice 97: Vacatures zoeken o.b.v. postcode om deze Advice video te bekijken via Youtube.

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom leveren wij elke nieuwe OTYS Advice in video-format. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle overige reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

Via de OTYS Newsmanager is het mogelijk om eenvoudig een selectie van uw recente vacatures en/of kandidaten op te nemen. Zo kunt u uw opdrachtgevers wijzen op mogelijk interessante kandidaten en uw kandidaten wijzen op mogelijk interessante vacatures. In deze OTYS Advice Video laten wij u zien hoe u dit eenvoudig kunt doen.

Klik op OTYS Advice 95: Selectie van vacatures en kandidaten in nieuwsbrief om deze Advice video te bekijken via YouTube.

Wilt u meer halen uit deze functionaliteit? Bijvoorbeeld door:

• Een klantenportaal in te laten richten zodat uw opdrachtgevers vanuit de nieuwsbrief kunnen 'doorklikken' en meer gegevens over de kandidaat kunnen inzien.
• Een aangepaste styling van de selectie van vacatures en kandidaten of een aangepast nieuwsbrief template te hebben?

Neem contact op met uw accountmanager om de mogelijkheden te bespreken.

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom leveren wij elke nieuwe OTYS Advice in video-format. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle overige reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

In OTYS Agenda is het mogelijk om uw collega's te machtigen om in uw agenda te kunnen kijken. Zo kunt u eenvoudig en snel bekijken wanneer u bijvoorbeeld het beste een meeting met uw collega's in kunt plannen. Tevens is het mogelijk om een groep in uw agenda aan te maken. Hierdoor ziet u in één oogopslag de beschikbaarheid van de leden uit die groep, bijvoorbeeld alle leden van een afdeling. Deze OTYS Advice laat u zien hoe u dit in kunt stellen.

Klik op OTYS Advice 94: Agenda machtigen om deze Advice video te bekijken via Youtube.

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom leveren wij elke nieuwe OTYS Advice in video-format. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle overige reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

U zult het vaker hebben meegemaakt, contactpersonen bij uw klanten en/ of relaties vertrekken naar een andere organisatie. Nu wilt u in uw OTYS systeem kunnen zien dat deze persoon niet meer werkzaam is bij de betreffende organisatie, maar u wilt daarmee niet alle belangrijke correspondentie en de contacthistorie verwijderen. Hier heeft OTYS een oplossing voor, passieve contactpersonen. En wist u ook dat u hier tegenwoordig in batch op kunt zoeken en kunt wijzigen? Al deze opties worden u in de OTYS Advice uitgelegd.

Indien de video niet direct begint met afspelen kunt u de link OTYS Advice 93 gebruiken om deze Advice video te bekijken via Youtube.

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom leveren wij elke nieuwe OTYS Advice in video-format. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle overige reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

Een van de vele voordelen van OTYS software is de integratie met uw wervingswebsite. Zo kunt u middels het Content Management Systeem in OTYS eenvoudig uw website up-to-date houden en zelf webpagina’s opmaken. In deze instructievideo geef ik u enkele tips in het maken van een webpagina in uw OTYS CMS, zoals het gebruik van een intro en items, hoofdtitels en subpagina's.

Voor meer informatie over het schrijven van content verwijs ik u door naar OTYS Blog
'Tips voor content schrijven'

Klik op OTYS Advice 92: Opmaken van een webpagina in uw OTYS CMS om deze Advice video te bekijken via Youtube.

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom leveren wij elke nieuwe OTYS Advice in video-format. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle overige reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

OTYS Multiposting Framework (OMF) is een functionaliteit die u in staat stelt om uw vacatures eenvoudig door te plaatsen naar andere OTYS klanten, zoals bijvoorbeeld vacaturebanken. Dit alles gebeurt op een zeer gebruiksvriendelijke wijze. Hiermee zorgt u ervoor dat uw vacatures nog meer exposure krijgen.

Klik hier als u de handleiding voor OTYS Multiposting Framework voor verzenders wilt raadplegen.

Klik op OTYS Advice 91: OMF voor verzenders van vacatures  om deze Advice video te bekijken via YouTube.

OMF! Oftewel, OTYS Multiposting Framework. Als OTYS klant kunt u er onbeperkt gebruik van maken. En dat niet alleen, de vacaturebanken van OTYS bieden u speciaal voor OMF fantastische aanbiedingen.

• Voordelig: plaats vacatures gratis door of tegen OTYS-pakketkortingen!
• Gemak: met één druk op de knop uw vacature én profiel doorgeplaatst
• Actueel: alles direct offline als u de vacature van uw site afhaalt
• Meetbaar: Direct zien vanuit welk kanaal de kandidaat is gekomen

Super Deal OTYS biedt u OMF VOLLEDIG GRATIS aan...! Maar, zoiets wilt u natuurlijk direct goed doen. Vooral als het betekent dat u onbeperkt vacatures kunt plaatsen. Daarom faciliteert OTYS u in het opzetten van uw netwerkmodule EN bedrijfsprofiel. Klik via de Campaign in uw OTYS Today op JA en wij zorgen voor eenmalig EUR 60,- voor:
1. Activatie van uw netwerkprofiel
2. Uw logo van juiste resolutie en grootte
3. De vulling van uw profieltekst (later aan te vullen of te wijzigen)

Lees ook meer op de Campaign webpagina

Dit is een éénmalige actie. Opname in volgorde van binnenkomst. U ontvangt bericht van de afdeling webdevelopment wanneer dit plaats zal vinden. Wij streven ernaar dit binnen één werkweek te regelen.

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom leveren wij elke nieuwe OTYS Advice in video-format. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle overige reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

Aan iedere OTYS website is het statsitiekenportal AWStats gekoppeld. Daarnaast is het eenvoudig mogelijk om Google Analytics in uw OTYS website te implementeren. In deze Advice krijgt u over beide onderwerpen een korte instructie. Doordat deze OTYS Advice iets langer duurt dan normaal, kunt u onderin ijn deze nieuwsbrief een korte inhoudsopgave vinden. Zo kunt u (indien gewenst) direct navigeren naar de voor u interessante onderdelen.

Klik op OTYS Advice 90: Website-statistieken & Google Analytics implementeren om deze Advice video te bekijken via Youtube.

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom leveren wij elke nieuwe OTYS Advice in video-format. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle overige reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

OTYS is zo gebouwd dat u uw vacatures door kunt zetten naar vacaturebanken, zoals bijvoorbeeld Indeed, Trovit en Jobrapido. Om zo gratis uw vacatures op zoveel mogelijk plaatsen te verspreiden. In deze instructievideo zal de gratis vacaturebank Indeed uitgelicht worden. We laten u zien hoe eenvoudig u ervoor kunt zorgen dat uw vacatures getoond worden op een vacaturebank zoals Indeed.nl.

Klik op OTYS Advice 89: Vacatures verspreiden via xml-feeds om deze Advice video te bekijken via Youtube.

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom leveren wij elke nieuwe OTYS Advice in video-format. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle overige reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

U kunt meer doen dan alleen het plaatsen van vacatures op uw website, om zo hem onder de aandacht van kandidaten te brengen. Zo kunt u de vacature ook mailen aan een groep kandidaten die tot de doelgroep van de vacature behoren.

Er is een handige en snelle manier om een mailgroep aan te maken, zodat u in één keer verschillende kandidaten kunt aanschrijven om de vacature onder de aandacht te brengen.
In deze instructie video wordt uitgelegd hoe u zo'n mailgroep kunt aanmaken en hoe u de vacature op een mooie manier in een mailtje plaatst. Uiteraard kunt die mailgroepen voor talloze andere mailings gebruiken, zoals uitnodigingen en bedank mailtjes!

Klik op OTYS Advice 88: Mailgroepen aanmaken en vacatures versturen om deze Advice video te bekijken via Youtube.

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom leveren wij elke nieuwe OTYS Advice in video-format. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle overige reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

Toont u uw kandidaten op uw website (recruitmentsite/vacaturebank) middels het smoelenboek of CV search technologie? Er is nu een extra filter in de Kandidaat Manager ter controle van de publicatie van de kandidaten op uw website. Met deze filter worden de kandidaten op uw website getoond nadat zowel de kandidaat als consultant daar toestemming voor heeft gegeven. Met de nieuwe opties in de Kandidaat Manager kunt u filteren op welke kandidaten en consultants toestemming hebben gegeven voor publicatie van de kandidaat op uw website.

NB: U moet hiervoor wel de CV Search of Smoelenboek functie aan hebben staan. Mocht u hier gebruik van willen maken, neem dan contact op met uw Accountmanager.

Klik op OTYS Advice 87: Filter kandidaten publicatie om deze Advice video te bekijken via Youtube.

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom leveren wij elke nieuwe OTYS Advice in video-format. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle overige reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

Uw website bestaat voor een deel uit uw eigen teksten en afbeeldingen, maar ook uit templates. Templates zijn handige sjablonen die ervoor zorgen dat uw automatische pagina's (oftewel modules) keurig van tekst en functionaliteiten worden voorzien. Niet alle Key-users zijn bekend met het feit dat deze aangepast kunnen worden door u zelf. Als u bijvoorbeeld een vacature shortlist op uw website heeft, kunt u de titel en het gedrag van deze lijst zelf aanpassen. Of de teksten van de pagina waar uw kandidaten zich inschrijven, ook deze zijn naar uw eigen wensen aan te passen. Kortom, het is prettig als u weet hoe u bij de templates komt en wat u er vervolgens mee kunt doen. Vandaar deze Advice over de Templates.

Als de video niet begint met afspelen als u op de afbeelding klikt, dan kunt u de video ook bekijken op de website.

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom leveren wij elke nieuwe OTYS Advice in video-format. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle overige reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

OTYS streeft continu naar optimale dienstverlening. Wanneer u een Supportticket aanmaakt is het van belang dat u heel specifiek omschrijft waar u tegenaan loopt. Hoe specifieker u bent in de omschrijving, hoe sneller onze Supportafdeling u kan helpen. Deze Advice voorziet u van een checklist. Als u deze checklist volgt bij het indienen van een Supportticket dan kan onze Supportafdeling u 2 tot 3 keer sneller helpen!

Klik hier: Checklist voor het indienen van een Supportticket

Klik op OTYS Advice 85: Hoe maakt u uw Supportticket efficiënt? om deze Advice video te bekijken via Youtube.

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom leveren wij elke nieuwe OTYS Advice in video-format. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle overige reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

Het is mogelijk om via het tabblad 'Indelingen' in uw instellingen module de teksten en volgorde in de opbouw van uw cv's en vacatures aan te passen. Makkelijk en snel! In deze OTYS Advice leert u hoe u dit kunt doen!

Klik op OTYS Advice 84: Beheren van uw indelingen in de Kandidaat- en Vacature Manager om deze video op Youtube te bekijken.

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom leveren wij elke nieuwe OTYS Advice in video-format. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle overige reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

In de setting module in uw OTYS systeem is er een extra tabblad bijgekomen, genaamd ‘Vragensets’. Dit is het beheerderstabblad waar u in één overzicht alle vragensets kunt zien, die in uw systeem staan. Dit tabblad dient als totaal-overzicht en verandert niets aan de werking van vragensets. U kunt zowel vanuit de individuele modules als vanuit het beheerderstabblad wijzigingen doorvoeren in uw vragensets.

Raadpleeg OTYS Advice nummer 47 voor informatie over het maken en wijzigen van vragensets en de soorten vragensets.

Klik op OTYS Advice 83: Beheerderstabblad voor uw vragensets om deze Advice video te bekijken.

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom leveren wij elke nieuwe OTYS Advice in video-format. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle overige reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

Klik op OTYS Advice 82: Sjablonen voor CV's om deze Advice video te bekijken.

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom leveren wij elke nieuwe OTYS Advice in video-format. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle overige reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

Vanuit uw OTYS Kandidaten Manager en Vacature Manager kunt u eenvoudig met Actonomy de juiste match maken op basis van ingevoerde matchcriteria. In deze Advice leert u hoe u deze criteria kunt aanpassen, toevoegen, verwijderen en meer!  

Klik op OTYS Advice 80: Matchcriteria om deze Advice video te bekijken.

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom leveren wij elke nieuwe OTYS Advice in video-format. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle overige reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

Vanuit uw OTYS SMS Manager kunt u zowel uw kandidaten en collega's als uw relaties direct mobiel bereiken. Met een tekstbericht heeft u de zekerheid dat uw boodschap vrijwel direct gelezen wordt. Voor arbeidsbemiddelaars zijn er diverse toepassingen waarop SMS als een effectief communicatiemiddel in te zetten is. En het mooie is dat het vanuit uw eigen OTYS systeem kan. In deze Advice laten we u zien hoe u een SMS groep aan kunt maken. Zo kunt u een SMS in één keer naar meerdere ontvangers (max. 100) tegelijk sturen. Erg handig als u bijvoorbeeld een nieuwe vacature kenbaar wilt maken!

Klik op OTYS Advice 79: SMS Groepen om deze Advice video te bekijken.

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom leveren wij elke nieuwe OTYS Advice in video-format. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle overige reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom leveren wij elke nieuwe OTYS Advice in video-format. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle overige reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

Klik op de afbeelding hierboven om de video te bekijken. Of klik op: OTYS Advice 78: URL rewrite voor uw klantenpagina's.

Het kan voorkomen dat u een pagina of item uit uw CMS wilt verwijderen. Normaliter ziet u deze dan niet meer terug en bent u ze voorgoed kwijt. Dat is verleden tijd met de 'Vuilnisbak'. U kunt eenvoudig items en pagina's verwijderen zonder ze daadwerkelijk kwijt te zijn. Met de Snippets knop kunt u uw verwijderde items terugplaatsen en het herschrijven van uw linkblokken maakt het u nog makkelijker uw website te onderhouden. In deze advice laten wij u zien hoe deze functionaliteiten werken. Denkt u dat uw collega's deze wekelijkse OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice.

Klik op de afbeelding hierboven om de video te bekijken. Of klik op: OTYS Advice 77: CMS Improvements.

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom leveren wij elke nieuwe OTYS Advice in video-format. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle overige reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

De nieuwsbrieven die u opmaakt in uw OTYS Nieuws Manager zijn, naast dat u ze kunt versturen, ook te publiceren op uw website. Dit werkt iets anders dan een nieuwsbrief versturen. Daarom laten wij u in deze advice zien hoe u uw nieuwsbrieven of andere artikelen op uw website kunt plaatsen.

Denkt u dat uw collega's deze wekelijkse OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice.

Klik op de afbeelding hierboven om de video te bekijken. Of klik op: OTYS Advice 76: Nieuws publiceren op uw website.

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom leveren wij elke nieuwe OTYS Advice in video-format. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle overige reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

Wist u dat u standaard vacatureteksten en -matchcriteria aan uw relatie toe kan voegen? Daarmee bespaart u tijd bij het opzetten van een vacature en heeft u te allen tijde deze velden beschikbaar. In deze OTYS Advice leert u hoe u dit kunt doen.

Denkt u dat uw collega's deze wekelijkse OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice.

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom leveren wij nu elke nieuwe OTYS Advice in video-format. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

Klik op de afbeelding hierboven om de video te bekijken. Of klik op: OTYS Advice 74: Standaard vacatureteksten en matchcriteria

Wist u dat u in uw Mail Manager ook kunt zoeken naar notities uit alle dossiers? In deze OTYS Advice leert u hoe u dit kunt doen en welke speciale commando's u kunt gebruiken.

Denkt u dat uw collega's deze wekelijkse OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice.

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom leveren wij vanaf mei 2010 elke nieuwe OTYS Advice in video-format. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

Of klik op: OTYS Advice 73: Zoeken naar notities in Mail Manager

Er zijn twee nieuwe updates in uw agenda!
1) Een nieuwe lay-out, zodat u in één oogopslag een overzicht heeft van uw afspraken.
2) Dossier-optie in uw agenda, zodat u vanuit uw agenda-items notities en documenten kunt beheren door ze in het dossier van het item te plaatsen.

De dossier-optie functionaliteit is optioneel aan te vragen via de OTYS supportdesk.

Denkt u dat uw collega's deze wekelijkse OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice.

Of klik op:OTYS Advice 72: Nieuwe updates in uw agenda

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom zullen wij vanaf mei 2010 elke nieuwe OTYS Advice voor u in video-format leveren. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

Vacature shortlist, vacature verkorte lijst, bijna elke OTYS klant heeft er één. Maar wat is het en hoe richt je deze shortlist in? Welke opties heeft u allemaal? Het wordt allemaal vertelt in deze OTYS Advice.

Denkt u dat uw collega's deze wekelijkse OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice.

Of klik op: OTYS Advice 71: Vacatures in de verkorte lijst

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom zullen wij vanaf mei 2010 elke nieuwe OTYS Advice voor u in video-format leveren. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

Uw sollicitaties komen waarschijnlijk bij uzelf binnen, of misschien gaan ze wel direct naar uw opdrachtgever. Maar wist u dat u zelf kunt bepalen waar uw sollicitaties heengaan? En dat dit per vacature aan te passen is? In deze Advice leert u alles over de sollicitaties opties.

Denkt u dat uw collega's deze wekelijkse OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice.

Of klik op: OTYS Advice 70: Handige sollicitatie opties

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom zullen wij vanaf mei 2010 elke nieuwe OTYS Advice voor u in video-format leveren. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

Social Media neemt een steeds belangrijkere plaats in ons wervingsproces. Nu kost het aardig wat tijd om al die Social Media bij te houden, dus zou het niet handig zijn als u sommige zaken automatisch kunt laten verlopen? In deze Advice leest u hoe simpel het eigenlijk is om uw vacatures automatisch te Twitteren! Of het nu een selectie van uw vacatures moet zijn, of alle vacatures, geen probleem met deze eenvoudige tool.

Denkt u dat uw collega's deze wekelijkse OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice.

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom zullen wij vanaf mei 2010 elke nieuwe OTYS Advice voor u in video-format leveren. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

Of klik op: OTYS Advice 69: Vacatures op twitter

Het bijhouden en beheren van mailgroepen is een belangrijke bezigheid, immers u wilt graag contact houden met uw kandidaten maar er wel voor zorgen dat het een en ander vlekkeloos verloopt. In deze Advice een handige tip voor het periodiek updaten van uw mailgroepen.

Denkt u dat uw collega's deze wekelijkse OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice.

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom zullen wij vanaf mei 2010 elke nieuwe OTYS Advice voor u in video-format leveren. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

Wij hebben van sommige klanten wel eens begrepen dat zij hun kandidaat manager langzaam vinden openen. Nu hebben wij telkens bij die klanten gekeken hoe zij gebruik maken van hun kandidaat manager. Het viel op dat zij allen geen zoekfilter hadden ingesteld en soms zelfs meer dan 10.000 kandidaten in hun database hadden zitten. Dat betekent dat zij (elke keer als ze de kandidaat manager openen) 10.000 kandidaten opvragen. Terwijl zij in de praktijk vaak naar kandidaten op hun eigen naam zoeken, of die onlangs ingeschreven zijn. Daarom deze Advice; hoe opent u sneller uw Kandidaat Manager!

Denkt u dat uw collega's deze wekelijkse OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice.

Of klik op: OTYS Advice 67: Sneller uw kandidaat manager openen

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom zullen wij vanaf mei 2010 elke nieuwe OTYS Advice voor u in video-format leveren. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

Door RSS feeds van klanten, partners of nieuwsbronnen te tonen op uw website, krijgt u automatisch meer relevante content. In deze video tonen we u hoe u een RSS feed van bijvoorbeeld Twitter kan tonen op uw website. Meer in deze Advice!

Denkt u dat uw collega's deze wekelijkse OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice.

Of klik op: OTYS Advice 66: Externe RSS feeds op uw website plaatsen om de video op YouTube te bekijken.

NB: Heeft u nog geen RSS Feed Manager? Vraag deze aan via een ticket bij de supportdesk. De RSS hook waarover gesproken wordt moet in uw website gebouwd worden wanneer u hier nu nog geen gebruik van maakt. Vraag deze aan bij uw accountmanager of bel naar 0318 - 584900.

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom zullen wij vanaf mei 2010 elke nieuwe OTYS Advice voor u in video-format leveren. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

Het maken van inhoudelijke rapportages uit OTYS is grotendeels te doen vanuit één scherm. De kunst is om goed duidelijk te hebben wat u wilt weten. Vanaf daar is het slechts een paar stappen naar een overzichtelijke rapportage, eventueel in excel. Meer in deze Advice!

Denkt u dat uw collega's deze wekelijkse OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice.

Of klik op: OTYS Advice 65: Kandidaten in procedure (rapportages) om de video op YouTube te bekijken.

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom zullen wij vanaf mei 2010 elke nieuwe OTYS Advice voor u in video-format leveren. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

Tijdens de CMS-trainingen wijzen wij u er op dat u een RSS module aan kunt zetten op uw website. Maar wat is het eigenlijk en wat kunnen de bezoekers van uw website en uzelf met deze RSS feed? Meer in deze Advice!

Denkt u dat uw collega's deze wekelijkse OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice.

Of klik op: OTYS Advice 63: Instellingen en mogelijkheden RSS vacatures om de video op YouTube te bekijken.

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom zullen wij vanaf mei 2010 elke nieuwe OTYS Advice voor u in video-format leveren. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

Onlangs heeft u er een nieuwe mogelijkheid in uw Actonomy matchscherm bijgekregen. Het is nu mogelijk om te zoeken op de datum waarop er voor het laatst contact is geweest met een kandidaat. Hierdoor kunt u nog nauwkeuriger matchen! Of misschien wilt u uw databse eens opschonen en een belronde houden. Hoe u dit doet ziet u in de Advice van deze week; de OTYS Advice video 62.

Denkt u dat uw collega's deze wekelijkse OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice.

U kunt de video direct afspelen door op de play-knop in de afbeelding te klikken. U kunt de video ook via ons YouTube kanaal bekijken: OTYS Advice 62

De video's is het beste te bekijken in de volledige schermweergave (icoon aan de rechteronderkant van de video) en wordt standaard in HD kwaliteit getoond. Indien het te lang duurt voordat de video is geladen vanwege een langzame internetverbinding, kunt u een lagere resolutie kiezen.

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom zullen wij vanaf mei 2010 elke nieuwe OTYS Advice voor u in video-format leveren. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

In januari heeft OTYS een LinkedIn koppeling gerealiseerd, zodat kandidaten via uw website met hun LinkedIn profiel kunnen solliciteren. In deze OTYS Advice behandelen we enkele verbeteringen die wij onlangs aan deze bestaande LinkedIn koppeling hebben doorgevoerd.

Denkt u dat uw collega's deze wekelijkse OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice.

U kunt de video vanuit uw Mail Manager direct afspelen door bovenin op de play-knop te klikken. U kunt de video ook via onze YouTube kanaal bekijken: OTYS Advice 61.

De video's is het beste te bekijken in de volledige schermweergave (icoon aan de rechteronderkant van de video) en wordt standaard in HD kwaliteit getoond. Indien het te lang duurt voordat de video is geladen vanwege een langzame internetverbinding, kunt u een lagere resolutie kiezen.

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom zullen wij vanaf mei 2010 elke nieuwe OTYS Advice voor u in video-format leveren. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

In deze OTYS Advice behandelen we de weergaven van sollicitaties op de website en hoe deze te beinvloeden zijn door middel van de koppelstatus.  Denkt u dat uw collega's deze wekelijkse OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice.

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom zullen wij vanaf mei 2010 elke nieuwe OTYS Advice voor u in video-format leveren. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

Misschien is het u wel eens opgevallen dat sommige kandidaten in uw Kandidaat Manager niet zwart, maar oranje gekleurd zijn. Dit kan namelijk twee oorzaken hebben. In deze Advice, leg ik u uit waarom sommige kandidaten oranje zijn en andere zwart.

Denkt u dat uw collega's deze wekelijkse OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice.

Of klik op: OTYS Advice 58: Kleurindicatie Kandidaat Manager om de video op YouTube te bekijken.

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom zullen wij vanaf mei 2010 elke nieuwe OTYS Advice voor u in video-format leveren. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

Plaatst u ook vacatures door naar vacaturebanken? Vindt u het ook zo vervelend om 'standaard' sollicitaties via die vacaturebanken te ontvangen? Stuur mensen direct door naar uw eigen website! In deze OTYS Advice vertellen wij u hoe.

Denkt u dat uw collega's deze wekelijkse OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice.

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom zullen wij vanaf mei 2010 elke nieuwe OTYS Advice voor u in video-format leveren. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

In uw Kandidaat Manager kon u altijd al zoeken op voornaam, achternaam of woonplaats. Met een grote database was het echter soms lastig om de juiste kandidaat via deze opties te vinden. In deze OTYS Advice leggen wij u uit hoe u kandidaten kunt vinden via de combinatie van voornaam, achternaam en woonplaats. Denkt u dat uw collega's deze wekelijkse OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice.

Of klik op: OTYS Advice 55: Combinatie zoeken in Kandidaat Manager om de video op YouTube te bekijken

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom zullen wij vanaf mei 2010 elke nieuwe OTYS Advice voor u in video-format leveren. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

Bij uw sollicitatieformulier dat kandidaten invullen op uw website wilt u kandidaten kunnen 'sturen'. Middels validaties kunt u bijvoorbeeld instellen dat bepaalde velden verplicht zijn of een bepaalde inhoud moeten hebben. Daarnaast is er onlangs een nieuwe validatie bijgekomen, waarmee u kunt aangeven hoeveel match criteria een kandidaat maximaal kan selecteren.  In deze OTYS Advice laten wij u zien hoe u deze validaties instelt.

Denkt u dat uw collega's deze wekelijkse OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice.

Of klik op: OTYS Advice 54: Validaties instellen in uw sollicitatieformulier.

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom zullen wij vanaf mei 2010 elke nieuwe OTYS Advice voor u in video-format leveren. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

Wellicht kent u als Key-user de volgende situatie; u heeft een pagina van uw website aangepast en opgemaakt en bent daar tevreden over. Echter bij nader inzien had u de pagina liever ergens anders in uw website structuur willen plaatsen. Bijvoorbeeld als subpagina van een andere pagina, of juist als hoofdpagina in plaats van een subpagina. Met de nieuwe mogelijkheid die u erbij heeft gekregen in uw CMS is dit sinds kort mogelijk! U kunt nu zeer eenvoudig de structuur van uw website aanpassen, op elk gewenst moment. Hoe? Dat leest u in de Advice van deze week.

Denkt u dat uw collega's deze wekelijkse OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice.

U kunt ook de OTYS Advice 53 - Uw website nog makkelijker aanpassen op YouTube bekijken.

U kent onze OTYS Advice niet anders dan in nieuwsbrief format. Echter zal daar verandering in komen. Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom zullen wij vanaf mei 2010 elke nieuwe OTYS Advice voor u in video-format leveren. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem.

Wellicht heeft u het al gemerkt, de adressering van uw mail is veranderd. U kunt nu sneller en gemakkelijker een e-mail aan een contactpersoon, kandidaat of collega versturen.

Denkt u dat uw collega's deze wekelijkse OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice.

In de vorige Advice heeft u alles gelezen over het rechtensysteem van uw mail. Wilt u ook nog even teruglezen hoe u uw collega toegang kunt geven tot bepaalde mappen of uw gehele e-mail folder? Lees dan de OTYS Advice 51.

Deze Advice gaat over het nieuwe adresboek in uw Mail Manager. U kunt nu nog gemakkelijker mailen, zeker als u nog even heeft gelezen hoe het adresboek precies werkt.

Als u een nieuw bericht aan uw collega wilt sturen doet u dat als volgt:

• Kies in uw mailmanager voor nieuw bericht;
• Klik op de knop ''Aan'';
• Er verschijnt een nieuw scherm;
• Hierin ziet u direct links al uw collega's, deze kunt u aanklikken;
• De naam van de collega verschijnt rechts en is toegevoegd;
• Herhaal dit eventueel voor andere collega's;
• U kunt nu op invoegen klikken en de geadresseerden zijn toegevoegd.

Ziet u de desbetreffende collega niet direct in het lijstje staan, of zijn het er zo veel dat u wilt zoeken?

• Vul een deel van de voor- of achternaam van de collega in;
• LET OP: Géén enter!;
• De collega's waarvan de naam voldoet verschijnen vanzelf;
• Klik weer links en ze verschijnen rechts, dan op invoegen.

Op dezelfde manier als u een collega als geadresseerde toevoegt kunt u ook kiezen uit uw 5 laatst gebruikte e-mailadressen. Deze verschijnen direct onder uw collega's in het linkerscherm en hoeft u dus geen enkele zoekterm voor in te voeren. Zodra u gaat zoeken (zonder enter!) in uw lijst met collega's zoekt u dus ook in deze 5 adressen.

U heeft gezien dat als u een mail aan een collega wil sturen u direct kunt kiezen uit de e-mail adressen en kunt zoeken zonder Enter te toetsen. Als u een mail aan een contactpersoon of kandidaat wil zoeken zoekt u in de gehele database met e-mail adressen. Daarom zoekt u hier wel met (een gedeelte van) de naam en dan een enter. Stel u bent op zoek naar Jan Janssen. Dit gaat als volgt;

• Typ eerst de voor- of achternaam: bijvoorbeeld jan;
• Toets enter;
• Nu heeft u een aantal resultaten en kunt u de persoon links selecteren.

Teveel resultaten? Maak een combinatie!

• U kunt nu de voornaam weghalen en de achternaam intoetsen, bijvoorbeeld jansen;
• Toets enter;
• U zoekt nu op zowel ''Jan'' als ''Janssen'' en krijgt alle resultaten waar deze tekst in voorkomt.

Deze nieuwe ''Ajax'' technologie maakt het mogelijk om dus sneller te zoeken in al uw e-mail adressen. Uw collega's en onlangs gebruikte e-mail adressen staan dus altijd in het eerste scherm waarin u zoektermen invoert zonder enter, u hoeft hiervoor de database niet te doorzoeken. Pas als u een adres uit de gehele database zoekt gebruikt u de Enter toets en wordt er dus gezocht in de vele e-mail adressen die uw databse bevat. Als u vervolgens een nieuwe zoekopdracht intoetst en weer een enter zoekt het adresboek dus eigenlijk ''dieper'' op de vorige zoekopdracht. Zo voorkomen we teveel irrelevante resultaten.

Een veelgestelde vraag tijdens de trainingen is hoe OTYS-gebruikers in elkaars Inbox kunnen kijken (of juist niet). Niemand heeft toegang tot uw Mail Manager tenzij u daar de rechten voor instelt. Binnen uw Mail Manager kunt u dit zelf volledig beheren. Alle opties staan in deze OTYS Advice.

Denkt u dat uw collega's deze wekelijkse OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice.

• Open uw Mail Manager;
• Klik op de knop 'Instellingen';
• Klik vervolgens op de knop 'Rechten'.

U ziet nu in het eerste dropdownmenu een lijst van al uw mappen. In het tweede dropdownmenu ziet u een lijst van al uw collega's.

• Kies in het eerste dropdownmenu de map waar u een collega toegang voor wilt geven;
• Kies in het tweede dropdownmenu de collega waar u rechten aan wilt toekennen.

U kunt nu de beschikbare rechten (links) verplaatsen naar de toegewezen rechten (rechts) door erop te dubbelklikken. De rechten zijn nu toegekend aan de collega.

Wilt u voor alle collega's dezelfde rechten instellen voor een bepaalde map? Klik dan achter het dropdownmenu waar uw collega's instaan voor 'allen'. De zojuist ingestelde rechten worden dan voor iedereen gekopiëerd.

U kunt zelf bepalen, als u iemand toegang geeft tot een map, wat diegene mag doen in die map. In willekeurige volgorde:

• Folder verkennen en berichten weergeven;
• Berichten beantwoorden (als zichzelf);
• Berichten doorsturen;
• Berichten verwijderen;
• Berichten verplaatsen.

U kunt instellen dat iemand naast toegang tot uw e-mailbox ook berichten mag versturen namens u.

• Kies in het eerste dropdownmenu voor 'mijn e-mailaccount';
• Kies in het tweede dropdownmenu voor de collega aan wie u de rechten wilt toekennen;
• Dubbelklik aan de linkerkant op 'berichten verzenden namens mij' om het naar de rechterkant de verplaatsen.

Deze persoon krijgt bij het versturen van een e-mailbericht nu de keuze voor 'verzenden als'.

Iedere kandidaat in uw OTYS-systeem heeft een eigenaar. Dit is de naam van de OTYS gebruiker die in principe verantwoordelijk is voor deze kandidaat. Af en toe is het echter handig om deze eigenaar te wijzigen (bijvoorbeeld indien een medewerker uit dienst treedt). Sinds kort kan dit in één keer voor een groep kandidaten. In deze Advice leert u hoe.

Denkt u dat uw collega's deze wekelijkse OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice.

Onderin de lijst met kandidaten kunt u controleren of alle kandidaten op één pagina bestaan. Indien uw zoekresultaat bestaat uit meer dan 999 kandidaten, kunt u de kandidaten niet allemaal in één keer van eigenaar kunnen wijzigen. U zal de actie dan per pagina van 999 kandidaten moeten uitvoeren.

Kies in het keuzemenu bij 'Kies een actie' vervolgens voor 'Wijizig eigenaar'. Vervolgens verschijnt daarnaast een extra menu. Hier selecteert u de nieuwe eigenaar van de geselecteerde kandidaten. Klik tenslotte op 'OK' om de actie te bevestigen. Ook hierbij kan het enkele seconden duren voordat de wijziging is doorgevoerd bij alle kandidaten.

Wellicht heeft u er ook mee te maken; veel gegevens in de database wilt u delen met uw collega's, echter van een bepaald persoon is de mailcorrespondentie en/of andere dossieritems van vertrouwelijke aard. Bijvoorbeeld de accountant of advocaat van uw organisatie. In de Advice van deze week zullen wij uitleggen wat een Privé contactpersoon is en hoe u bepaalde gegevens kunt afschermen voor uw collega's.



Denkt u dat uw collega's deze wekelijkse OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice.

Wellicht heeft u een contactpersoon in de database staan waarvan u bepaalde e-mails of andere dossieritems alleen inzichtelijk voor uzelf wilt houden. In dat geval kunt u ervoor kiezen om deze contactpersoon als privé contactpersoon te kenmerken. Dit doet u bij de desbetreffende contactpersoon;

• Ga naar de Relatiemanager;
• open de relatie waar de contactpersoon werkzaam is;
• dubbelklik op de desbetreffende contactpersoon;
• op het eerste tabblad ziet u de checkbox ''Privé contact'';
• vink deze aan en klik op bewaren.

Nu u een contactpersoon als privé heeft gekenmerkt kunnen uw collega's en uzelf dit beide terug zien in de gegevens van deze contactpersoon. Uzelf ziet dat u deze contactpersoon als privé heeft gekenmerkt. U kunt ook als enige deze checkbox weer uitvinken. Uw collega's zien deze checbox wel, maar kunnen deze niet aan of uitvinken, het is immers uw privé contact en de controle daarop ligt bij u. Uw collega's zien wel dat dit een prive contact betreft en door wie deze is ingesteld. Zie ook de afbeelding hierboven.

Nu u een privé contactpersoon heeft aangemaakt is het belangrijk te weten wat wel en niet afgeschermd is voor uw collega's. U maakt namelijk niet alle dossieritems privé, maar enkel de automatische dossieritems: de e-mail. U heeft namelijk geen controle op wanneer er mail binnenkomt, wel op de overige items in het dossier. Het komt ook vaak voor dat er bepaalde documenten of notities wel inzichtelijk moeten zijn voor andere gebruikers en bepaalde items weer niet. Daarom kunt u zelf per dossieritem bepalen of dit privé is of niet. De e-mail is per definitie privé, dit gaat automatisch doordat u de checkbox heeft aangevinkt. Uw collega's zien dus alleen datgene waarvan u wilt dat ze dit ook zien! Deze items kunt u per stuk nog privé maken:

• Agenda items
• Notities
• Documenten

Zoals u heeft gelezen zijn alleen de e-mails (inkomende en uitgaande) automatisch privé. Als u andere items ook wilt afschermen zult u dit per dossier item aan moeten geven. Als u een dossier item, bijvoorbeeld een notitie, privé wilt maken doet u dat als volgt;

• Open de desbetreffende relatie en vervolgens contactpersoon;
• klik op het tabblad dossier;
• klik op het icoon om een nieuwe notitie aan te maken;
• vul het onderwerp en notitie veld
• vink de checkbox ''Privé'' aan.
• Klik op bewaren.

In dit voorbeeld tonen we een dossier met privéitems geopend door de ''eigenaar'' van de privé contactpersoon (zie afbeelding boven) en hetzelfde dossier geopend door een collega (zie afbeelding beneden). U ziet dat de e-mails, agenda afspraken en notities niet meer getoond worden, omdat de losse items als privé zijn gekenmerkt en de mail al privé is. Alle overige gegevens vam deze contactpersoon zijn gewoon te zien voor de ''eigenaar'' van het privé contact en de overige gebruikers.

Met de lancering van de LinkedIn koppeling vorige week is er de mogelijkheid bijgekomen om een extra vragenset aan te maken. Een vragenset is het sollicitatie- en inschrijfformulier op uw website. In deze Advice ter opfrissing en geheugensteuntje: de belangrijkste punten van een vragenset op een rij.

Denkt u dat uw collega's deze wekelijkse OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice.

Als u Key-user bent dan heeft u de mogelijkheid om vragensets aan te maken en bestaande vragensets te wijzigen.

• Ga naar de Procedure Manager
• Open een willekeurige vacature
• Klik op de knop ''Vragen''.
• U bent nu in het overzicht van de vragensets.

Er zijn vijf verschillende soorten vragensets. Afhankelijk van welke welke inrichting u heeft, gebruikt u er drie of meer.

• Basis. De basisset gebruikt u als back-up. Als u een nieuwe vragenset wilt maken dan kunt u een kopie maken van deze vragenset. U herkent de basisset aan de (B).
• (open) Sollicitatie. Dit is de vragenset die automatisch aan elke vacature wordt gekoppeld en die wordt gebruikt voor de open inschrijving. U herkent deze vragenset aan de (O).
• Mijn gegevens.. Dit is de vragenset die bepaalt wat uw kandidaten zien als ze weer inloggen op uw website. U herkent deze vragenset aan de (M). Lees ook Advice 36
• LinkedIn. Dit is de vragenset die kandidaten zien als zij terugkeren op uw website nadat ze LinkedIn toestemming hebben gegeven om hun gegevens uit te lezen. U herkent deze vragenset aan de (L).
• Relatie. Als u opdrachtgevers de mogelijkheid hebben om vacatures te uploaden via uw website, dan is dit de vragenset die automatisch aan die vacatures wordt gekoppeld. U maakt hier alleen gebruik van als bij u het klantenportaal is ingericht. U herkent deze vragenset aan de (R).

• Om een nieuwe vragenset te maken klikt u linksboven op 'nieuwe vragenset'. U kunt ervoor kiezen om de vragen uit de basisset over te nemen.
• Dubbelklik op een bestaande set om deze te bewerken.

U ziet nu onderstaand scherm;

Voor de functionaliteit van een vragenset  zijn er drie zaken belangrijk;

• De verdeling van de vragen over pagina's. Het is beter om meerdere vragen over twee of meer pagina's te verdelen dan één hele lange lijst te maken van vragen.
• De volgorde van de vragen. Zorg ervoor dat de vragen in de vragenset precies in die volgorde staan zoals u ze op de website wil laten zien. Nieuwe toegevoegde vragen zult u dan ook op de juiste plek moeten zetten.
• Validatie. Welke vragen zijn verplicht? U kunt dit per vraag instelllen door in een specifieke vraag op de knop 'validatie' te klikken.

• Als u in de vragenset bent klikt u op 'pagina's', de knop zit naast de bewaarknop linksboven.
• Hier ziet u hoeveel pagina's de vragenset momenteel heeft, en hoe deze heten.
• Om een nieuwe pagina toe te voegen klikt u op ''nieuwe pagina". Om de naam van de pagina te wijzigen dubbelklikt u op de naam van de pagina.

U kunt bij elke vraag in de vragenset aangeven op welke pagina u de vraag wilt laten terugkomen:

• In de vragenset dubbelklikt u op een vraag.
• U kiest vervolgens in het dropdown menu ''Pagina'' de pagina waarop u de vraag wilt laten verschijnen.

In de Advice van vorige week heeft u kunnen lezen hoe u CRM waarden in uw databse kunt toevoegen en deze aan contactpersonen of relaties kunt toekennen. In deze Advice zullen we kijken hoe u vervolgens gebruik kunt maken van deze CRM waarden. Want nu u onderscheid heeft aangebracht in uw database wilt u natuurlijk weten wat u daar allemaal mee kunt doen. 


Denkt u dat uw collega's deze wekelijkse OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice.

Voor alle gebruikers die graag meer willen weten over het CRM en hoe je eigen organisatie-specifieke waarden kunt gebruiken is het raadzaam de OTYS Advice van vorige week te lezen (Advice 43: Onderscheid in uw relaties). De Advice van deze week zal gaan over een aantal van de mogelijkheden die u nu heeft met uw ingegeven categorieën en waarden. De eerste mogelijkheid die we zullen behandelen is het uitgebreid zoeken.

Een van de belangrijkste mogelijkheden van het CRM is de mogelijkheid om uitgebreid te kunnen zoeken in uw relatie- en contactpersonen database. De waarden die u heeft ingegeven zijn namelijk beschikbaar als zoekcriterium. De resultaten van uw zoekopdracht kunt u vervolgens op meerdere manieren benutten. We gaan nu eerst uitgebreid zoeken;

• Ga naar de Relatie Manager;
• linksboven in het overzicht van de Relatie Manager ziet u een knop 'Uitgebreid zoeken';
• als u hierop klikt opent een nieuw scherm, hierin kunt u zoeken naar allerlei informatie en gegevens.

Nu u het zoekscherm geopend heeft kunnen we zoekopdrachten in uw relatiedatabase gaan samenstellen. Maar voor we dat doen is het belangrijk onderscheid te maken in het soort gegevens dat u wenst te verkrijgen. U kunt namelijk zoeken op zowel contactpersoon- als relatieniveau. Dit is ook te zien aan de vinkjes ''Relaties'' en ''Contactpersonen''. Hiermee geeft u aan welke zoekresultaten u wilt hebben; gegevens van de gehele relatie, de contactpersoon of een combinatie van beide. Dit onderscheid zorgt ervoor dat u de juiste en gewenste resultaten krijgt, maar moet dus wel correct gebruikt worden. U kunt zich voorstellen dat als u zoekt op een e-mailadres van een contactpersoon u dat niet vindt op relatieniveau.

We zullen in dit voorbeeld gebruik maken van gegevens van een relatie. We willen bijvoorbeeld alle klanten in de regio Amsterdam een leuke nieuwsbrief sturen, dus gaan we deze relaties uit de datbase filteren. Let op; uiteraard heeft u uw eigen types ingesteld en ziet u mogelijk andere waarden dan in dit voorbeeld, dat is geen probleem.

• Vink bovenin de checkbox 'Relaties' aan;
• klik het tabblad 'Relaties' aan;
• klik éénmaal op het veld 'Type Relatie';
• u ziet nu twee deelschermen met links een aantal waarden;
• kies links een waarde, hier kiezen we 'Klant', en klik er éénmaal op;
• klik linksbovenin op de knop 'Toevoegen'
• nu gaan we de regio Amsterdam selecteren d.m.v. de postcode;
• klik op de categorie 'Postcode';
• vul 10** in voor alle postcodes in de regio Amsterdam
  (de * betekenen dat alle cijfers zijn toegestaan, dus postcodes tussen 1000 en 1099 worden nu gevonden);
• klik op toevoegen.

Nu heeft u een zoekopdracht samengesteld op het type relatie 'Klant' in de regio Amsterdam. Nu kunt u klikken op de knop 'Zoeken' linksbovenin.

Nu u een zoekopdracht heeft gemaakt en de resultaten hebt opgevraagd ziet u deze in het rechterscherm. Het kan voorkomen dat u een te groot aantal zoekresultaten heeft en deze verder wilt specificeren. Dat doet u door meer criteria in te vullen of criteria verplicht te stellen. Als u een criterium verplicht stelt betekent dat er alléén resultaten getoond worden waar dit criterium van topassing is. Als u het criterium niet verplicht maakt krijgt u in uw zoekopdracht eerst alle gegevens met dit criterium, en daaronder de andere mogelijke criteria van deze catagorie. (In het geval van het voorbeeld, Type relatie, krijgt u dus alle types in het resultatenoverzicht met bovenaan alle klanten). Dit is prettig als u een wat breder resultaat wilt, sommige resultaten niet wilt uitsluiten of alle resultaten wilt maar in een bepaalde volgorde.

Als u specifiek op zoek bent naar één of meerdere criteria en de overige resultaten niet wilt zien kunt u het criterium verplicht maken. Een criterium verplicht maken gaat al volgt;

• Vanuit het zoekoverzicht klikt u weer op de gewenste categorie (Type Relatie bijv.)
• kies in het linker deelvenster een of meerdere gewenste criteria;
• klik linksbovenin het venster op 'Deze criteria verplicht maken'.

Nu heeft u gezien hoe u zoekopdrachten kunt maken in uw Relatiedatabase. Deze resultaten kunt u uiteraard voor meerdere doeleindes gebruiken.

Zo kunt u bijvoorbeeld de gegevens exporteren naar Excel voor rapportage doeleinden (Let op, gezien de waarde van uw database en de bescherming daarvan is dit alleen mogelijk als daarvoor rechten aan de desbetreffende gebruiker zijn toegekend!). Exporteren doet u door op de knop te klikken volledig linksboven in het zoekvenster.

Daarnaast kunt u van deze resultaten ook in één keer onder andere;

• de status wijzigen
• de branche wijzigen
• het type wijzigen
• het vakgebied wijzigen
• een SMS groep maken
• een mailgroep maken

Het maken van een mailgroep wordt in bovenstaande afbeelding uitgelegd.

De OTYS Academy staat open voor klanten van OTYS die op ieder niveau hun prestaties willen verbeteren. Zowel in Zoekmachine Optimalisatie, als in Internet Search of puur gebruik van de OTYS basis functionaliteiten. De OTYS Academy voorziet hierbij in een up-to-date aanbod van trainingen, workshops, consultancy en advies waarbij onze software voor werving en selectie de basis vormt. Meer informatie over de OTYS Academy.

Heeft u wel eens meegemaakt dat het dossier van een kandidaat erg groot is geworden door de vele e-mails? Waarschijnlijk zijn veel van deze e-mails belangrijk en wilt u deze bewaren. Logisch, daar is OTYS ook op gebouwd, zodat u en uw collega's ten alle tijden over belangrijke informatie beschikken. Of dat nu van vorige week of vorig jaar is. Echter zijn er ook bepaalde e-mails, die u niet wil bewaren in het dossier, die slechts het overzicht vertroebelen. Nu zou het erg bewerkelijk zijn om dit handmatig voor iedere kandidaat uit te zoeken en te verwijderen. Hoe kunt u dit sneller doen? Dat leest u in de advice van deze week!


Denkt u dat uw collega's deze wekelijkse OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice.

In het dossier van een kandidaat vindt u veel belangrijk informatie omtrent deze kandidaat. Bijvoorbeeld de e-mails die hij/zij heeft gestuurd, de mails die u en uw collega's aan deze kandidaat hebben gestuurd, allerlei documenten zoals het originele CV, maar ook notities en wijzigingen in de gegevens. Veel van deze informatie wilt u te allen tijden inzichtelijk houden, ook een aantal jaar na dato. Echter zijn er ook bepaalde e-mails die u liever niet in het dossier hebt. U kent het waarschijnlijk wel; u haalt een kandidaat van een willekeurige CV database binnen. Vervolgens heeft deze kandidaat als e-mail adres vaak een variant op sollicitant@monsterboard of kandidaatid34566@nationalevacaturebank.nl. Of u krijgt automatische mails van vacaturebanken met als afzender dit adres, wat vervolgens allemaal in het dossier van de kandidaat komt.

Als u de e-mails, zoals bovengenoemd, niet constant handmatig uit het dossier van een kandidaat wil verwijderen is er een andere oplossing. Het zou dan efficiënter zijn als we kunnen voorkomen dat kandidaten met een dergelijk e-mail adres worden aangemaakt. Logisch gevolg daarvan is dat u ook geen automatische CV-database e-mails meer in het dossier van kandidaten krijgt. Om het u makkelijk te maken en dit eenvoudig te registreren heeft OTYS een nieuwe functionaliteit ontwikkeld, die sinds kort ook voor u beschikbaar is. Gezien het een instelling is waarmee zorgvuldig omgegaan dient te worden, hebben wij deze alleen beschikbaar gemaakt voor alle Key-users. 

Deze nieuwe functionaliteit is zoals vermeld beschikbaar voor alle Key-users en u kunt deze als volgt instellen;

• klik op de instellingen knop in uw toolbar (herkenbaar aan het icoon met de gele radar);
• u ziet een rij tabbladen waarvan u op de laatste klikt 'E-mail restricties';
• nu ziet u twee deelvensters met links 'Banned e-mail' en rechts Banned domain.

Nu is het afhankelijk of u een specifiek e-mail adres heeft of weet (bijvoorbeeld sollicitant@nationalevacaturebank.nl) en dit wilt invoeren, of een geheel domein (bijvoorbeeld @nationalevacaturebank.nl voor àlle mailadressen van de Nationale Vacaturebank).
LET OP: u blokkeert hiermee dus niet de e-mail van dit adres, u voorkomt alleen dat er kandidaten aangemaakt kunnen worden met dit als e-mail adres). Als u één specifiek e-mail adres heeft;

• klik op de knop 'Toevoegen E-mail';
• vul het e-mail adres in dat u wilt blokkeren als mogelijk adres;
• klik op bewaren.

Als u een geheel domein wil opgeven als onmogelijk e-mail adres van een nieuwe kandidaat volgt u dezelfde stappen, maar dan klikt u op de knop 'Toevoegen domain'

De OTYS Academy staat open voor klanten van OTYS die op ieder niveau hun prestaties willen verbeteren. Zowel in Zoekmachine Optimalisatie, als in Internet Search of puur gebruik van de OTYS basis functionaliteiten. De OTYS Academy voorziet hierbij in een up-to-date aanbod van trainingen, workshops, consultancy en advies waarbij onze software voor werving en selectie de basis vormt. Meer informatie over de OTYS Academy.

Onze afdeling Customer Service staat dagelijks voor u klaar om te helpen met issues in uw OTYS systeem. In deze OTYS Advice vindt u een overzicht van de meest gestelde vragen die wekelijks ingeschoten worden via tickets én de antwoorden hierop.

Denkt u dat uw collega's deze wekelijkse OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice.

Vraag: Ik ben op zoek naar een kandidaat, vacature of relatie. Terwijl ik zeker weet dat deze in OTYS staat, kan ik deze echter niet meer terugvinden.

Antwoord: Dit heeft waarschijnlijk te maken met uw zoekfilter. Als u op het icoon van het rode kruis klikt in het zoekfilter, heft u uw huidige zoekfilter op en gaat u terug naar uw 'standaard zoekfilter'. Normaal gesproken is dit de volledige lijst, maar u kunt dit zelf aangepast hebben. Controleer of alle dropdown menu's op '---' staan en dat het trefwoordveld helemaal leeg is. Is dit niet het geval, pas het aan en klik (eventueel) op het bewaar icoon om vanaf nu de volledige lijst als standaard zoekfilter op te slaan. U zal waarschijnlijk op deze manier uw kandidaat, vacature of relatie terugvinden.

Vraag: Ik heb een e-mail van/aan een kandidaat/contactpersoon, die niet in het dossier van de betreffende persoon staat. Wat is er aan de hand?

Antwoord: Controleer ten eerste of het e-mailadres in de e-mail van de kandidaat/contactpersoon exact overeen komt met het e-mailadres zoals deze in OTYS geregistreerd staat. Alleen exact overeenkomende mailadressen worden opgeslagen in het dossier. Komen de mailadressen overeen, maar staat de e-mail er echt niet in, dan kan u het dossier 'resetten'. Onderneem hiervoor de volgende stappen: (1) verwijder het e-mailadres uit de gegevens van de persoon en klik op 'Bewaren', (2) ga naar het dossier van de persoon en klik op 'Alle referenties verwijderen', (3) voeg het e-mailadres opnieuw toe aan de gegevens van de persoon en klik op 'Bewaren'. Wacht voor de zekerheid vijf minuten, open het dossier opnieuw en klik op de 'Vernieuwen'-knop rechtsboven de lijst met dossieritems.

Vraag: Tijdens het werken met OTYS krijg ik soms de melding 'You need to be logged in to use this application’. Wat kan ik hiertegen doen?

Antwoord: Dit kan te maken hebben met de settings van uw Internet Explorer. In onze handleiding Snelheid & OTYS, vindt u op pagina 6 een instructie hoe u uw Internet Explorer zo ideaal mogelijk kunt instellen voor uw gebruik met OTYS. Volg deze instructies op. Verwijder vervolgens uw tijdelijke internetbestanden en cookies (in Internet Explorer, menu Extra > Internet opties > tabblad Algemeen > knop Verwijderen). Hiermee zal dit probleem doorgaans zijn opgelost. Let wel: Met het verwijderen van cookies kunnen ook andere opgeslagen (login)gegevens van uw computer verwijderd worden.
Handleiding Snelheid & OTYS

De OTYS Academy staat open voor klanten van OTYS die op ieder niveau hun prestaties willen verbeteren. Zowel in Zoekmachine Optimalisatie, als in Internet Search of puur gebruik van de OTYS basis functionaliteiten. De OTYS Academy voorziet hierbij in een up-to-date aanbod van trainingen, workshops, consultancy en advies waarbij onze software voor werving en selectie de basis vormt. Meer informatie over de OTYS Academy.

Iedereen heeft het al eens meegemaakt; bezig met uw OTYS en opeens kunt u niet meer verder. Of u wilt een nieuwe gebruiker aanmelden, maar weet even niet meer hoe. Of het nu een technisch knelpunt betreft of een nieuwe gebruiker, er zijn momenten dat u wat hulp nodig heeft. Daarvoor heeft OTYS een aantal oplossingen, afhankelijk van het soort probleem. Voor welk probleem welke oplossing? Dat leest u allemaal in de Advice van deze week.



Denkt u dat uw collega's deze wekelijkse OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice.

Als u een vraag heeft over het gebruik van OTYS zijn er een aantal mogelijkheden om een antwoord te verkrijgen. Er wordt hierin echter wel onderscheid gemaakt in een aantal zaken, te beginnen met Key-user en User.

• Als u User (Gebruiker) bent van OTYS en tegen een probleem aan loopt of een vraag over het gebruik heeft, is het belangrijk eerst de gebruikershandleiding te raadplegen. Onze ervaring is dat een groot deel van de gebuikersvragen opgelost kan worden door de uitleg in de handleiding en u daardoor weer snel aan de slag kunt! Als u er dan nog niet uitkomt is het verstandig de Key-user(s) te vragen u te helpen. De Key-user is door OTYS getraind en opgeleid tot eerste aanspreekpunt binnen uw organisatie. Ook heeft de Key-user bij de inrichting van OTYS een aantal keuzes gemaakt die op de organisatie zijn afgestemd. U begrijpt dat specifieke vragen hierover vaak door de Key-user beantwoord kunnen worden.
  
  
• Als u Key-user bent van OTYS zult u ook fungeren als eerste aanspreekpunt voor de gebruikers. Als ook u deze vragen niet kunt oplossen verzoeken wij u eerst de Key-user en/of gebruikershandleiding te raadplegen. Vaak zullen uw vragen hierdoor beantwoord worden. Mocht u echter niet verder komen met de handleiding kunt u op twee manieren contact zoeken met OTYS om persoonlijke hulp te krijgen bij uw probleem of vraag.

Wanneer zich een incident voordoet of er vragen dan wel suggestie zijn, bent u als Key-user het eerste aanspreekpunt voor uw organisatie.

In het geval van grote of gecompliceerde incidenten kunt u contact opnemen met de OTYS supportdesk. Datzelfde geldt natuurlijk voor vragen en suggesties. De supportdesk is telefonisch bereikbaar middels +31 (0900) 666 666 9. Hieraan zijn kosten verbonden, 80 cent p/m. 

OTYS heeft ook een gratis support procedure, het ticket systeem.  Hier kunt u uw probleem/vraag/suggestie door middel van een ticket voorleggen aan onze supportdesk. Ook het aanmelden van een nieuwe gebruiker doet u middels een ticket.

•  
• Klik in de toolbar boven in uw scherm op het icoon met het vraagteken;
• klik op 'Nieuw ticket' en er opent zich een nieuw venster;
• selecteer in het dropdownmenu ‘Soort melding’;
• selecteer in het dropdownmenu ‘Prioriteit’ of uw melding de prioriteit
  • ‘low’ (u kunt verder werken),
  • ‘high’ (u kunt absoluut niet verder werken)
  • ‘normal’ (alle overige gevallen) heeft;
• vul het onderwerp in;
• vul in het vak ‘Vraag’ een duidelijke beschrijving van uw melding in;
• voeg eventueel een screenshot van het betreffende venster toe;
• klik op ‘Versturen’.

LET OP! Wanneer u support ticket aanmaakt is het van belang dat u heel specifiek omschrijft waar u tegenaan loopt. Hoe specifieker u bent in de omschrijving, hoe sneller onze supportafdeling u kan helpen. Waar mogelijk kunt u het best de stappen vermelden die u hebt doorlopen alvorens u tegen het probleem aan liep. Daarnaast is het raadzaam de naam van de kandidaat/vacature/relatie te noemen waarmee u een probleem heeft. U kunt bijvoorbeeld een kandidaat niet vinden en dient hier een ticket over in. Stuur dan 

NIET: Kan kandidaat niet vinden.
WEL: Kan kandidaat Jan de Wit niet vinden in overzicht kandidaat manager.

Al is in de praktijk gebleken dat onze support afdeling vaak dezelfde dag nog een reactie kan geven, officieel staan er 5 werkdagen voor het beantwoorden van een ticket. Het kan namelijk zo zijn dat het een dusdanig ingewikkelde vraag betreft dat een aantal van onze specialisten moeten meekijken. U begrijpt dat wij u liever niet teleurstellen en een reële marge aanhouden voor vragen waarvan wij op voorhand niet weten hoeveel tijd deze vereisen alvorens ze opgelost zijn. 

Zoals eerder in deze advice gemeld zijn er twee mogelijkheden binnen de supportprocedure; het indienen van een ticket en het aanvragen van een nieuwe gebruiker. Hiertoe is alleen de Key-user gerechtigd en is dan ook verantwoordelijk voor het bijhouden hiervan. Want naast het aantal actieve gebruikers is de Key-user ook verantwoordelijk voor het deactiveren van gebruikers. Belangrijk hierbij is dat nieuwe gebruikers niet gaan werken op accounts van gedeactiveerde gebruikers, maar er een nieuw account wordt aangevraagd. Het hergebruiken van een account zal logischerwijs de automatische dossiervorming teniet doen. Wij raden dit dan ook met klem af!  

Als u een nieuwe gebruiker wilt aanmaken;

• Klik in de toolbar op het icoon met het vraagteken;
• klik op ‘Nieuwe gebruiker’;
• selecteer het tabblad ‘Persoonlijke gegevens’;
• vul de gegevens in;
• selecteer het tabblad ‘Modules’;
• vink de gewenste modules aan;
• selecteer het tabblad ‘Extra rechten’; 
• vink de gewenste rechten aan;
• klik op ‘Versturen’.

De OTYS Academy staat open voor klanten van OTYS die op ieder niveau hun prestaties willen verbeteren. Zowel in Zoekmachine Optimalisatie, als in Internet Search of puur gebruik van de OTYS basis functionaliteiten. De OTYS Academy voorziet hierbij in een up-to-date aanbod van trainingen, workshops, consultancy en advies waarbij onze software voor werving en selectie de basis vormt. Meer informatie over de OTYS Academy.

Heeft u al gezien dat er iets veranderd is bij de informatie van uw contactpersonen? Tot voor kort was het veld 'Afdeling Contactpersoon Relatie' een veld met vrije invoer. Dat is nu veranderd! Waarom we dit hebben aangepast? Dat leest u in de Advice van deze week.

Denkt u dat uw collega's deze wekelijkse OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice.

Bij elk contactpersoon kunt u verschillende velden vullen met informatie. Op het eerste tabblad 'Algemeen' is dus het veld 'Afdeling Contactpersoon Relatie' veranderd; u vind hier nu een dropdown menu met vaste waarden. Hoe u deze waarden kunt ingeven en aanpassen leest u hieronder.

Let op: alleen Key-users kunnen het veld 'Afdeling Contactpersoon Relaties' veranderen door vaste waarden in te geven! 

Als u nieuwe waarden gaat invullen en deze middels een dropdownmenu als keuze aanbiedt, kunnen er oude waarden overschreven worden. Ook hier is aan gedacht, deze worden opgeslagen.

We gaan nu eerst kijken hoe we deze waarden kunnen ingeven, dan ziet u straks waar de het oude antwoord is opgeslagen.

Waarden voor Afdeling Contactpersoon Relaties aanpassen;

• Klik op de instellingen knop in de toolbar;
• ga naar het tabblad 'Matching';
• ga naar het deelvenster, 'Statussen & types'.
• dubbelklik op het veld 'Afdeling Contactpersoon Relaties'.
• er opent zich een nieuw scherm;
• klik op 'Nieuwe afdeling'
• vul de gewenste afdelingsnaam in
• klik op 'Bewaren'.

Herhaal dit eventueel voor alle wenselijke afdelingen tot u een kloppende lijst heeft met mogelijke afdelingen van uw contactpersonen.

U en uw collega's kunnen nu een keuze maken uit de ingegeven waarden bij het veld 'Afdeling Contactpersoon Relaties'.

• Ga terug naar de Relatiemanager
• open een willekeurige relatie
• open een willekeurige contactpersoon
• klik op het dropdownmenu 'Afdeling'

U ziet nu uw ingegeven waarden staan en kunt hier een keuze uit maken!

U kunt nu door middel van het dropdownmenu keuzes maken uit de afdelingen van de contactpersoon. Maar wat als u al waarden had ingegeven die u niet kwijt wilt? Deze zijn opgeslagen en kunnen worden getoond. Dit doet u door op het balonnetje met daarin de i te klikken, nu verschijnt de oude, eerder ingegeven, waarde.

De OTYS Academy staat open voor klanten van OTYS die op ieder niveau hun prestaties willen verbeteren. Zowel in Zoekmachine Optimalisatie, als in Internet Search of puur gebruik van de OTYS basis functionaliteiten. De OTYS Academy voorziet hierbij in een up-to-date aanbod van trainingen, workshops, consultancy en advies waarbij onze software voor werving en selectie de basis vormt. Meer informatie over de OTYS Academy.

U weet waarschijnlijk als geen ander dat u zich kunt onderscheiden door uw kandidaten op hun verjaardag een felicitatie te sturen. Juist deze persoonlijke benadering maakt het verschil. Maar hoe heeft u nu in één keer een makkelijk overzicht van de jarige kandidaten? En hoe kunt u al uw jarige kandidaten automatisch een verjaardagsmail sturen? In deze Advice leert u hoe u dit kunt instellen.

Let op; als u onderstaande stappen niet kunt doorlopen omdat u de genoemde velden of checkboxes niet heeft, laat het ons weten via academy@otys.nl (alleen key-users). Wij zorgen dan dat u de juiste rechten krijgt en ook verjaardagsmails kunt sturen.

Denkt u dat uw collega's deze wekelijkse OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice.

U kunt in uw OTYS Today in één oogopslag zien welke kandidaten er vandaag jarig zijn. Dit kunt u zelf instellen. Voorwaarde is uiteraard wel dat de geboortedata bij de kandidaten zijn ingevuld.

• Open uw OTYS Today scherm;
• klik op het icoon van de OTYS Today instellingen;
• vink 'Kandidaten jarig' aan.
• klik op 'Bewaren'

U ziet nu in uw OTYS Today scherm of er die dag kandidaten jarig zijn!

Nu heeft u per dag inzichtelijk of er jarigen in uw kandidaten database zijn, en kunt u daar per dag actie op ondernemen. U kunt bijvoorbeeld een sms sturen, of de kandidaat even bellen. Echter kunt u dit ook automatiseren, waardoor u alle kandidaten automatisch een mailtje stuurt op zijn/haar verjaardag. Dit doet u in de newsmanager. Voorwaarde hier is wederom dat de geboortedatum van de kandidaat in de persoonlijke details is ingevuld. Als u deze verjaardagsmail eenmaal heeft aangemaakt en ingesteld wordt deze automatisch verstuurd. Dit gebeurt ’s nachts, hier hoeft u niets voor te doen.

• Klik op ‘Nieuwe mailing’; 
• Maak de nieuwsbrief aan met een passende verjaardags tekst en/of afbeelding; 
• Selecteer de optie ‘Verjaardag mail’ en geef uw verjaardagsmail een logische titel; 
• Klik op ‘Bewaren’.

U heeft nu een verjaardagsmailing aangemaakt, maar u moet deze nog klaar zetten om te kunnen verzenden;

• Open de zojuist aangemaakte verjaardagsmailing;
• klik op 'Instellingen'
• open het tabblad 'Kandidaat Verjaardag Mailing;
• selecteer achter Nederlands de Verjaardagsmail die u zojuist heeft aangemaakt.

Hiermee zet u de nieuwsbrief klaar, deze zal nu automatisch verzonden worden naar alle actieve kandidaten in uw database.

Wilt u de verjaardagsmails in een leuk feestelijk sjabloon aan uw kandidaten sturen? Laat het ons weten, wij kunnen uw eigen sjabloon in uw OTYS verwerken, of er één voor u (laten) ontwerpen. Wilt u hier gebruik van maken, dan horen wij dat graag.

De OTYS Academy staat open voor klanten van OTYS die op ieder niveau hun prestaties willen verbeteren. Zowel in Zoekmachine Optimalisatie, als in Internet Search of puur gebruik van de OTYS basis functionaliteiten. De OTYS Academy voorziet hierbij in een up-to-date aanbod van trainingen, workshops, consultancy en advies waarbij onze software voor werving en selectie de basis vormt. Meer informatie over de OTYS Academy.

Wist u dat u zelf precies kunt bepalen welke gegevens kandidaten te zien krijgen én kunnen aanpassen als zij inloggen op uw website? Het gaat hier om kandidaten, die al bekend zijn in uw database en met hun gebruikersnaam en wachtwoord inloggen. Handig om te weten wat zij kunnen zien en ook kunnen aanpassen in uw database.

Let op; onderstaande opties zijn alleen mogelijk voor key-users van OTYS.

Denkt u dat uw collega's deze wekelijkse OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice.

Als u wilt bepalen welke gegevens uw kandidaten kunnen zien en wijzigen doet u dit door middel van een vragenset. Een vragenset is een verzameling van velden die u zelf kunt samenstellen en wijzigen. U kunt vragensets maken en wijzigen voor meerdere procedures, zoals bijvoorbeeld (open sollicitaties) en voor kandidaten die inloggen op uw website. Over deze laatste optie gaat deze OTYS Advice.

U kunt zelf een vragenset samenstellen waarin u bepaalt wat u kandidaten kunnen zien én wijzigen. U doe dit als volgt;

• Ga naar de Procedure Manager
• Open een willekeurige vacature
• Klik op de knop ''Vragen''.
• U bent nu in het overzicht van de vragensets.

• Als u reeds een vragenset (M) heeft klikt u deze aan.
• Als u deze nog niet heeft dan kiest u voor ''nieuwe vragenset'', kies vervolgens ''Ja'' om de vragen uit de basisset over te nemen. Vink vervolgens ''Mijn gegevens'' aan bij de vraag ''Gebruik deze set voor:'' (Let op, alleen ''mijn gegevens'' aanvinken).

U kunt nu de vragenset wijzigen en de velden kiezen, die een kandidaat mag zien en wijzigen.

Hierboven ziet u een voorbeeld van wat een kandidaat ziet als hij ingelogd is. Let op:

Het is belangrijk dat:

• u elke pagina van de vragenset een naam geeft, omdat de kandidaat deze naam als paginatitel ziet wanneer hij/zij ingelogd is.
• u alle vragen in de vragenset, die op één pagina thuishoren, ook daadwerkelijk onder elkaar zet.

Het is dus belangrijk om elke pagina een titel te geven en de vragen op de juiste pagina te zetten. Hoe u dat kan doen gaat als volgt:

• Als u in de vragenset bent klikt u op 'pagina's', de knop zit naast de bewaarknop linksboven.
• Hier ziet u hoeveel pagina's de vragenset momenteel heeft, en hoe deze heten.
• Om een nieuwe pagina toe te voegen klikt u op ''nieuwe pagina". Om de naam van de pagina te wijzigen dubbelklikt u op de naam van de pagina.

U kunt bijvoorbeeld kiezen voor 3 pagina's; Personalia, CV en Criteria.

U kunt bij elke vraag in de vragenset aangeven op welke pagina u de vraag wilt laten terugkomen:

• In de vragenset dubbelklikt u op een vraag.
• U kiest vervolgens in het dropdown menu ''Pagina'' de pagina waarop u de vraag wilt laten verschijnen.

OTYS heeft een leuke mogelijkheid om uw kandidaten te triggeren hun profiel nog completer te maken. Wij noemen dit de ''Profile Completeness''. U kunt bijvoorbeeld aangeven dat uw kandidaten met het invoeren van bepaalde gegevens naar 100% gaan, waardoor zij sneller geneigd zijn zaken in te vullen.

Voor meer informatie over de Profile Completeness kunt u contact met ons opnemen.

Wist u dat u voor al uw kandidaten in uw database in één keer een wachtwoord kunt aanmaken èn deze kunt verzenden? Handig om al uw kandidaten naar uw site te laten terugkeren om hun eigen gegevens bij te werken. U zorgt er dan natuurlijk voor dat uw website vol staat met actuele vacatures.

Denkt u dat uw collega's deze wekelijkse OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice.

U kunt in één keer wachtwoorden genereren voor alle kandidaten in uw database die nog geen wachtwoord hebben.

• Open de instellingen.
• Klik op het tabblad 'templates'.
• Klik rechts in uw scherm bij opties kandidaten op 'genereer wachtwoorden'.
• U krijgt nu een pop-up waar u de volgende opties kunt kiezen;
  • Rapport via e-mail: Ontvang een rapport via e-mail van de kandidaten voor wie een wachtwoord is gegenereerd.
  • Voeg toe aan mailgroep: Voeg de kandidaten voor wie een wachtwoord wordt gegenereerd toe aan een mailgroep.
  • Naam nieuwe mailgroep: Tik de naam van de nieuw te maken mailgroep OF
  • Voeg toe aan bestaande mailgroep: Kies de mailgroep waaraan de kandidaten toegveogd moeten worden.
• Klik op uitvoeren.
• In het volgende scherm krijgt u de bevestiging van uw actie.
• Sluit het scherm.

NB: De bestaande wachtwoorden van kandidaten worden niet overschreven.

Maak van alle kandidaten aan wie u hun inlognaam en wachtwoord wilt versturen een mailgroep, of gebruik de mailgroep die u net hebt gemaakt (zie hierboven). Schrijf een e-mailbericht aan deze kandidaten waarin u hen uitnodigt in te loggen op uw website om hun gegevens bij te werken.

Gebruik in de tekst van het e-mail bericht volgende velden:

[kandidaat_email]
[kandidaat_password]

Koppel de mailgroep aan uw bericht (klik op 'aan', 'verzendlijsten').

NB: deze velden werken alleen in een e-mailbericht, dus niet in de nieuwsmanager.

Zoals vorige week aangekondigd, deze week uitleg over het herkennen en toevoegen van e-mailadressen aan uw database. Weet u wat de rode letters in uw mailbox betekenen?

Denkt u dat uw collega's deze wekelijkse OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice.

U kunt in één oogopslag zien of de afzender van een e-mailbericht in uw systeem staat, en dus bekend is. Bekende afzenders worden gemarkeerd met een rode letter in de kolom ‘B’. Onbekende afzenders hebben geen letters. 
De gebruikte letters zijn:

• C = collega
• K = kandidaat
• O = opdrachtgever
• P = privé

De e-mailberichten van kandidaten en opdrachtgevers worden opgeslagen in het dossier van de desbetreffende persoon. De e-mails van collega's en privé-adressen worden wel herkend maar niet opgeslagen. Meer over privé e-mailberichten in een volgende Advice.

Als er geen rode letter voor een binnengekomen e-mailbericht van een kandidaat of opdrachtgever staat, dan kunnen er 4 dingen aan de hand zijn.

• Er is sprake van een e-mailalias (zie Advice 33)
• Er is sprake van een nieuw contactpersoon bij een bestaande relatie.
• Er is sprake van een nieuw contactpersoon en een nieuwe relatie.
• Er is sprake van een nieuwe kandidaat.

Voor de laatste drie mogelijkheden kunt u direct vanuit uw mailmanager actie ondernemen.

Open de e-mail van de afzender die u als contactpersoon aan wilt maken;

• Klik linksboven op ‘Relatie’;
• Als het e-mailadres van de afzender niet herkend wordt, staat er bij 'kies relatie' 'nieuwe relatie'.
• Als het e-mailadres van de afender wel herkend wordt (behorende bij een bestaande relatie) dan staat de relatie al ingevuld.
• Controleer de gegevens en vul deze aan.
• Klik op ‘Uitvoeren’.
• Een nieuw contactpersoon (met eventueel een nieuwe relatie) is aangemaakt.

Ook bij een bekende afzender kunt u op de knop 'relatie' klikken. U opent dan direct de relatiemanager.

Open de e-mail van de afzender die u als kandidaat aan wilt maken;

• Klik linksboven op ‘Kandidaat’;
• Controleer de gegevens en vul deze aan.
• Vink 'verwerk via textkernel' aan als u textkernel wilt gebruiken.
• Kies voor 'het CV wordt getoond in het e-mailbericht' of selecteer het originele CV.
• Klik op ‘Uitvoeren’. Er verschijnt een venster met daarin links het originele CV (zonder opmaak) en rechts een voorstel voor extractie.
• Pas eventueel in het rechter deelvenster de gegevens aan;
• Klik op ‘Verwerken’.

Ook bij een bekende afzender kunt u op de knop 'kandidaat' klikken. U opent dan direct de Kandidaat Manager.

Wie met OTYS werkt, heeft ongetwijfeld het begrip e-mailalias wel eens gehoord. Wat is het eigenlijk? Hoe werkt het? Waar kan ik het vinden? Lees deze OTYS Advice en u bent helemaal op de hoogte.

Denkt u dat uw collega's deze wekelijkse OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice.

Een kandidaat of een contactpersoon staat met een e-mailadres geregistreerd in uw systeem. Hierdoor worden alle binnenkomende en uitgaande e-mails opgeslagen in het dossier van die persoon. Maar wat nou als die persoon meer dan één e-mailadres gebruikt. Dan spreken wij van een e-mailalias. Dat is dus een tweede, derde, vierde e-mailadres wat u kunt toekennen aan een persoon. Hiermee zorgt u ervoor dat alle binnenkomende e-mails van de verschillende adressen netjes in het dossier worden opgeslagen.

NB: Het e-mailadres wat in het veld 'e-mailadres' staat wordt altijd gebruikt als uitgaand e-mailadres.

• Klik in een e-mailbericht op de kleine knop met het '?' vraagteken.
• Het systeem geeft nu mogelijke matches voor het e-mailadres wat u wilt toevoegen.
• U kunt in de zoekregel uw zoekopdracht aanpassen om de juiste naam te vinden.
• Dubbeklik in het linkerdeelscherm op de juiste naam.
• De naam verplaatst naar de rechterkant.
• Klik op bewaren.
• Het e-mailalias is nu toegevoegd aan de persoon.

Wilt u weten hoe u snel kunt zien of een e-mailadres bekend is in uw database? Hou de OTYS Advice in de gaten de komende weken!

• Open uw Kandidaat Manager
• Dubbeklik op de naam van de kandidaat
• Klik op 'alternatieve e-mail adressen'
• Klik op 'nieuw e-mailalias'
• Vul het e-mailadres in en klik op 'bewaren'.
• Het e-mailadres is nu toegevoegd als alias aan de kandidaat.

• Open uw Relatie Manager
• Dubbelklik op een relatie
• Dubbelklik op een contactpersoon
• Klik op de tab 'aliassen'
• Klik op 'nieuw e-mailalias'
• Vul het email-adres in en klik op bewaren.
• Het e-mailadres is nu toegevoegd aan de contactpersoon.

Sinds kort kunt u gebruik maken van een nieuwe functionaliteit in uw relatie manager, namelijk: Relatie types en subtypes! Bovendien kunt u meerdere types aan één relatie toekennen. In deze Advice leert u hoe u dit kunt inrichten.

Denkt u dat uw collega's deze wekelijke OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice.

Voor de Key-User:

• Ga naar de OTYS instellingen
• Rechtsonder ziet u een overzicht van statussen & types
• Dubbelklik op type relatie
• Maak een nieuw type aan en klik op bewaren OF dubbelklik op een bestaand type.
• Klik op 'subtypes'
• Klik op 'nieuw subtype'
• Vul de naam in van het subtype en klik op bewaren.

U kunt nu per relatie in uw relatiemanager kiezen voor één of meerdere types met de daarbijbehorende subtypes.

LET OP: U kunt (voor nu) alleen zoeken (via uitgebreid zoeken) op de hoofdtypes.

Een agenda die vol staat met afspraken kan onoverzichtelijk worden. Om u te helpen het overzicht te behouden, behandelen we deze week de itemtypes in de agenda. Hiermee kunt u in één oogopslag zien welke soort afspraken u hebt. U kunt er zelfs op zoeken!

Denkt u dat uw collega's deze wekelijke OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice.

• Open uw agenda.
• Klik op 'instellingen'
• Klik op 'itemtypes'.

• Vul in het witte veld achter 'eigen itemtypes' de naam in van het soort afspraak wat u wilt toevoegen.
• Klik op toevoegen.
• Klik op het eerste icoon achter het itemtype om een kleur toe te kennen aan dit itemtype.

U heeft standaard al een aantal itemtypes: Afspraak, Taak, Ruimte, Verlof, Ziekte en Feestdagen.

LET OP: Alle users kunnen itemtypes aanmaken en die zijn automatisch zichtbaar voor iedereen.

Bij het aanmaken van een agenda afspraak kunt u nu kiezen uit de verschillende types.

U kunt in uw agenda ook zoeken op de diverse itemtypes. Kies een type, kies een periode en klik op de verrekijker. U krijgt nu een overzicht van de gezochte itemtypes in de gevraagde periode.

Voor de oplettende lezer: U kunt ook in verschillende agenda groepen zoeken op itemtypes.

In uw OTYS Mail Manager kunt u zelf standaard e-mail berichten aanmaken. Bijvoorbeeld een routebeschrijving naar kantoor of een uitnodiging voor gesprek. Teksten die u regelmatig gebruikt. In deze OTYS Advice staan we stil bij de standaard e-mail.

Denkt u dat uw collega's deze wekelijke OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice.

NB: Dit is een reeds gepubliceerde OTYS Advice, welke is omgezet naar video-format.

Klik op OTYS Advice 25: Standaard e-mail berichten om deze Advice video te bekijken via Youtube.

Deze week een tip voor het snel maken van een verzendlijst van kandidaten of contactpersonen vanuit uw Vacature Manager. Bijvoorbeeld om een groep kandidaten te attenderen op een nieuwe vacature in dezelfde branche. Of om alle contactpersonen die in een bepaalde periode vacatures hebben uitgezet uit te nodigen voor een borrel. U kunt vast zelf ook voldoende mogelijkheden verzinnen.

Denkt u dat uw collega's deze wekelijke OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice.

Ontvangt u wel eens e-mails die u liever niet meer in uw inbox ontvangt? En komt het misschien ook wel eens voor dat een aan u verzonden e-mail ten onrechte als Spam wordt aangemerkt? In deze OTYS Advice leert u daarmee om te gaan.

Denkt u dat uw collega's deze wekelijke OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice.

Uw whitelist en blacklist zijn persoonlijk en zijn gelijk aan filters om uw inkomende e-mail naar de juiste map te leiden. U kunt ons echter ook helpen om SPAM te bestrijden. Ontvangt u een SPAM e-mail in uw inbox, vink de e-mail aan, kies bij 'Verplaats' voor uw SPAM map en klik op de groene pijl. De desbetreffende e-mail wordt naar uw SPAM map verplaatst. Ons SPAM filter krijgt een seintje als u dit doet en op basis van bepaalde woorden in de tekst van de e-mail en een puntensysteem wordt een e-mail aangemerkt als SPAM. Ons SPAM filter is zelflerend, hoe vaker u daadwerkelijke SPAM e-mails aanmerkt als SPAM, hoe beter ons filter wordt. Voor de volledigheid kunt u het e-mailadres dan ook nog op uw blacklist zetten.  

In de OTYS Advice geven wij u handige tips voor een beter gebruik van OTYS. Deze week een tip voor een betere samenwerking met OTYS! Op het moment dat een collega vertrekt en er een nieuwe collega komt, wat te doen? De handelingen beschreven in deze OTYS Advice, zijn alleen door een Key-user uit te voeren.

Denkt u dat uw collega's deze wekelijke OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice.

Klik op OTYS Advice video 101: Nieuwe gebruiker aanmaken om deze Advice video te bekijken via Youtube.

Wij hebben gemerkt dat het gebruiken van video's vele malen effectiever is om nieuwe functionaliteiten uit te leggen, of u belangrijke features van OTYS te laten zien. Daarom leveren wij elke nieuwe OTYS Advice in video-format. Daarnaast zijn wij hard aan het werk om alle overige reeds gepubliceerde OTYS Advices om te zetten naar een video. Op deze manier kunt u nog makkelijker en efficiënter gebruik maken van uw OTYS systeem. Op www.otysacademy.nl kunt u alle Advices nalezen.

In de sectie 'uitgebreid zoeken' in de Proceduremanager en de Kandidatenmanager kunt u een zoekactie die u veelvuldig gebruikt, opslaan. Dit is handig voor u en voor uw collega's! Deze week leert u hoe u zoekopdrachten kunt opslaan.

Denkt u dat uw collega's deze wekelijke OTYS Advice-tips ook op prijs stellen? Abonneer ze op de OTYS Advice.

Zoekfilters maken

Open 'uitgebreid zoeken' in uw Kandidaten- of Proceduremanager. Hier maakt u een zoekopdracht. Dit kan een eenvoudige veelgebruikte zoekopdracht zijn of een samengestelde uitgebreide zoekopdracht. U kunt de criteria gebruiken, verplicht of niet verplicht, het trefwoordenveld... de mogelijkheden zijn eindeloos.

Heeft u uw zoekopdracht samengesteld, geef uw zoekfilter dan een logische naam in het veld 'filter naam'. Vink 'algemeen beschikbaar' aan als u uw collega's ook gebruik wilt laten maken van uw zoekfilter. Klik op de floppy om uw zoekfilter te bewaren.

Bovenin uw scherm ziet u nu uw opgeslagen zoekfilter. De (G) achter het filter betekent 'Global', wat inhoudt dat dit filter voor iedereen beschikbaar is.

Dit filter is nu door u en uw collega's keer op keer op te roepen.

U kunt uw zoekfilter altijd weer bewerken.

• Zoekfilter aanpassen;
  Kies bij 'opgeslagen filters' het filter wat u wilt bewerken. Pas de criteria of trefwoorden aan en klik onderaan de pagina opnieuw op de floppy.
• Zoekfilter kopieëren;
  Kies bij 'opgeslagen filters' het filter wat u wilt bewerken. Zet het dropdown menu 'opgeslagen filters' weer op ---. U ziet dat uw zoekcriteria blijven staan, u kunt uw zoekopdracht nu bewerken en onder een nieuwe naam opslaan.
• Zoekfilter verwijderen;
   Kies bij 'opgeslagen filters' het filter wat u wilt verwijderen. Klik onderaan de pagina op de prullenbak.

Zo! Heeft u vaak dezelfde vacatures of zoekt u doorlopend kandidaten met een bepaald criterium, dan scheelt deze handeling u tijd. Succes met de zoektocht!

Rise en OTYS slaan de handen ineen om recruiters te helpen met het vinden van de juiste mensen. De trainingen van Rise zijn ontwikkeld op basis van jarenlange ervaring in recruitment én internet. Ricardo Risamasu is specialist op het gebied van zoeken en vinden van kandidaten.

Via Google, Yahoo, CV databases, noem maar op. Dit sluit naadloos aan bij OTYS' ambitie om recruiters te helpen kandidaten te vinden. Bovendien is de nieuw ontwikkelde module OTYS Profiler een uitstekend instrument om het zoekresultaat te verwerken. Daarom heeft OTYS besloten tot een samenwerking met Rise en biedt vanaf nu ook de workshop Internet Search binnen de OTYS Academy aan! Meer informatie over Rise en deze samenwerking vindt u op de onze pagina met partners

Komende RISE workshops:

2 februari 2009
2 maart 2009

Locatie: OTYS hoofdkantoor
te Veendendaal

Een training duurt een
half dagdeel.

Uw prijs: € 445,- p.p.
(normale prijs € 495,-)

Bekijk alle workshops

Velen hebben al deelgenomen aan deze workshop. 
Enkele reacties:

Recruiter:
"Ook al kende en gebruikte ik Linkedin, ik heb echt wel bijgeleerd. Een boeiende en leerrijke namiddag gebracht door een boeiende spreker."

Consultant W&S bureau voor jong talent Bouw sector
"We hebben zoveel aan de training gehad, we zijn helemaal blij, en er zijn ook al wat afspraken uit voort gekomen, te gek hoor!!"

Senior Consultant W&S bureau in Marketing
"Wat een inspirerende training gisteren! Dank voor je waardevolle tips."
 

Om het nieuwe jaar goed in te luiden voorzien we u vanuit de OTYS Academy graag van tips & trucs die u helpen om het gebruik van OTYS te vergemakkelijken. Op regelmatige basis zullen mijn collega's Linda, Bastiaan en ik u op de hoogte brengen van dit soort wetenswaardigheden, onder de noemer "OTYS Advice". Schrijf u in op deze nieuwsbrief om uzelf ervan te verzekeren dat u er geen mist!

We beginnen 2009 met een handig weetje over de agenda. 

Klik met de rechtermuisknop op het agenda item dat u wenst te verplaatsen.

Nu krijgen, zoals u ziet, alle agenda items een rode bullet, behalve het agenda item dat u wilt verplaatsen, deze krijgt een groene bullet. Hij is dus gemarkeerd.

Vervolgens gaat u naar de datum en tijd waar u de afspraak naartoe wilt verplaatsen en daar klikt u weer op de rechtermuisknop. De afspraak zal verplaatst worden naar de door u gekozen datum en tijd.

Zo heeft u een eenvoudige manier om afspraken snel te verschuiven. Wilt u in de toekomst meer gratis tips en trucs van de OTYS Academy ontvangen?

Abonneer u hier op OTYS Advise